出貨單上沒有批號：食品經銷商追溯斷鏈的三種常見情形

食品經銷商的出貨單上沒有批號，是追溯斷鏈最常見的表現，但原因不只一種。有的是進貨當下就沒記，有的是記了卻在庫存這一層被合併掉，有的是欄位明明存在、揀貨的人沒有依據可填。三種情形要補的東西完全不同，先分清楚才不會補錯地方。

經銷與批發的追溯特別依賴出貨這一筆，原因在於經銷商本身不改變產品，能證明自己責任範圍的唯一憑據就是「這一批從誰那裡進來、又出給了誰」。這一筆沒記下來，上游與下游之間的責任界線就落在自己身上。

▍情形一：進貨當下就沒有記批號

驗收時只清點品項與數量，上游外箱上的批號沒有抄進系統。這種情形下出貨單不可能有批號，因為源頭就沒有這個資料。

判斷方法是隨手查一筆三個月前的進貨，看系統裡有沒有留下上游的批號。沒有，就是斷在這一處，要補的是驗收作業的欄位與抄錄動作，不是出貨端。

▍情形二：進貨有記，庫存把它合併成一個總數

這一種最容易被忽略。驗收單上批號記得很完整，但庫存畫面只顯示某品項共有幾箱，不同批號各剩多少看不出來。出貨時系統只能扣總量，扣不到具體哪一批，於是出貨單上就沒有批號可帶。

解法在庫存這一層。富啟科技的系統把庫存與批號連動，同一品項的在庫數量按批號分開呈現，出貨扣帳時扣的是指定批號的餘量，出貨紀錄因此自然帶著批號，不需要另外填。這一段做通了，出貨單有批號是結果，不是要額外增加的工作。

▍情形三：欄位有，揀貨的人沒有依據填

系統有批號欄位，庫存也分批，但實際出貨時揀的是哪一批只有倉庫現場知道，事後由辦公室的人憑印象補。填出來的數字有時對、有時不對，而不對的那幾筆平時看不出來，要追的時候才發現對不上。

這種情形要補的是揀貨當下的依據，讓系統在揀貨時就指定批號與儲位，現場照著取、取完確認，紀錄與實物同時完成。事後補填一律要當成不可靠的紀錄看待。

▍三種情形的分辨方式

用三個問題就能定位：

1、系統裡查得到上游批號嗎：查不到，屬情形一

2、庫存畫面能按批號看到各自餘量嗎：不能，屬情形二

3、出貨單上的批號是誰填的、什麼時候填的：事後補填，屬情形三

三個問題按順序問，因為它們是遞進的。情形一沒解決，後兩個問題不必問；情形二沒解決，情形三會一直復發。

▍小結

出貨單沒有批號，可能斷在進貨沒記、庫存合併總數、揀貨沒有依據這三處。三處要補的分別是驗收欄位、庫存分批呈現與揀貨當下的指定動作。按順序檢查，先確認上游批號有沒有進到系統裡，再往下看庫存與揀貨。

▍食品經銷商出貨批號常見問題

上游沒有提供批號時該怎麼處理

要先確認是外箱上沒有，還是驗收時沒抄。多數情況是外箱上有而未抄錄。如果上游確實未標示批號，可依進貨日期與供應商自行編號，並在紀錄中註明該批號為自行編定，同時保留與上游進貨單的對應關係，往上追時才有依據。

庫存為什麼要按批號分開看

因為出貨要扣到具體的批號。庫存只有一個總數時，系統無法判斷這次出的是哪一批，出貨紀錄就沒有批號可帶。按批號分開呈現後，出貨扣帳與批號紀錄是同一個動作完成，也能同時看到各批的保存期限與餘量。

出貨後才發現批號填錯，紀錄要怎麼修正

應以更正紀錄的方式處理，不要直接覆蓋原內容。保留原始填寫值、更正後的值與更正時間，並註明原因。追溯查核看的不只是最後的數字，也看紀錄有沒有被無痕修改，留下更正軌跡反而比一份乾淨的紀錄更有說服力。

▍取得評估與報價

如果貴公司想先確認出貨批號目前斷在哪一處，富啟科技可依現行的進貨、庫存與揀貨流程評估要補的環節與作業調整範圍。歡迎聯絡我們取得客製化建置方案與報價。

電話（02）2516-6100｜手機 0979-382-058｜Line ID：@964dmmig

地址：台北市南京東路二段178號6樓

▍延伸閱讀

多批號同時在庫：食品經銷商揀貨指定批號的作業設計

接到上游回收通知：食品經銷商當天要完成的四件事

食品經銷與批發的追溯管理