接到上游回收通知：食品經銷商當天要完成的四件事

接到上游的回收通知，食品經銷商當天要完成的事情是固定的四件：確認範圍、攔下在庫、通知下游、回報上游。順序不能顛倒，因為後面三件都依賴第一件的結果。通知進來的當下能不能立刻動起來，取決於平時出貨有沒有記下批號。

經銷商在回收事件裡的角色很特殊：問題不是自己造成的，但下游名單只有自己有。上游知道出給了哪些經銷商，卻不知道經銷商又出給了誰。這條資訊落差就是經銷商被要求快速反應的原因。

▍第一件：確認範圍

先確認上游通知的批號自己有沒有進過、進了多少。這一步要在幾分鐘內有答案，如果需要翻進貨單，後面三件事都會被拖住。

富啟科技的系統在這一層的做法是由批號直接展開，輸入上游通知的批號，即可列出該批的進貨日期與數量、已出貨的對象與各自數量、以及目前的在庫餘量。三個數字齊了，範圍就確定了。

▍第二件：攔下在庫

確認在庫餘量之後，立刻把該批號設為不可出貨，避免當天還有訂單把它揀走。這件事要早於通知下游，因為它是唯一還能完全避免擴大的動作。

實務上要注意已經揀好但還沒出車的訂單。這一部分在系統上通常已經扣帳，看起來不在庫，實際上還在倉庫裡，要一併攔下來。

▍第三件：通知下游

依第一件產出的出貨對象清單逐一通知，內容至少要包含批號、出貨日期、數量，以及請對方協助停止販售或退回。清單完整與否直接決定通知會不會漏掉某一家。

這一步要保留通知紀錄，包含通知時間、對象、方式與對方回覆。事後被主管機關或上游詢問處理情形時，這份紀錄就是自己已盡告知義務的依據。

▍第四件：回報上游

把自己這一段的數字整理回報：進了多少、出了多少、給了哪幾家、還有多少在手上。上游需要這些數字才能彙總完整的回收範圍。

四件事的先後可以整理成一份可以直接照著走的順序：

1、輸入批號，確認進貨量、已出貨對象與數量、在庫餘量

2、將該批號設為不可出貨，包含已揀未出的部分

3、依出貨對象清單逐一通知，並記錄通知時間與回覆

4、彙整數字回報上游，保留往來紀錄

▍小結

接到回收通知後的四件事是確認範圍、攔下在庫、通知下游、回報上游，順序固定。第一件的速度取決於出貨紀錄有沒有帶批號，第二件要記得處理已揀未出的訂單，第三件要留下通知紀錄。這些準備都在平時，不在通知進來的當天。

▍食品經銷商回收處理常見問題

出貨紀錄沒有批號時還追得出下游名單嗎

只能追出範圍較大的推估名單。做法是以該批號的進貨日期為起點，把之後一段時間內出過同品項的客戶全部列入。這份名單通常遠大於實際受影響的家數，通知成本與商譽影響都會放大。名單能不能精準，取決於出貨當下有沒有記下批號。

已經揀好還沒出車的訂單要怎麼處理

要一併攔下。這部分在系統上多已扣減庫存，查在庫餘量時看不到，但實物仍在倉庫。處理方式是同時檢查待出貨的揀貨單與待裝車區，把涉及該批號的部分退回並更正紀錄。

通知下游需要保留哪些紀錄

至少要有通知時間、通知對象、通知方式、告知內容與對方回覆。這份紀錄用來說明已完成告知，也用於後續確認各下游的處理進度。口頭通知後應補一份書面或訊息紀錄，以免事後無法證明。

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