連鎖餐飲總部日結管理

連鎖餐飲總部日結要在隔天早上之前把前一天的錢對平：門市現金、電子支付、外送通路入帳、會員儲值扣款、折扣與招待的金額。這五筆的資料來源不同、入帳時間不同、對不上時的處理方式也不同，任何一筆卡住，總部當天早上看到的營業額就是一個還不能用的數字——不能用的意思是不能拿去做決策，也不能拿去跟門市對話。

日結的作用是每天一次的錯誤攔截。同樣一筆對不上的金額，當天發現可以問到當班的人、找得到那張單、調得出當時的紀錄；一個月後發現，能做的只剩把它認列成短溢。日結的價值不在把數字加總，在把發現問題的時間往前拉。

▍一、要對平的五筆錢

1、現金。收銀機應有現金與實際點清的差額，這是唯一當場就能發現的一筆。

2、電子支付。門市端的交易筆數與金額，要和收款方的入帳對得起來。這一筆通常隔天或更晚才入帳，所以當天只能對筆數，金額要等。

3、外送通路。平台的抽成、補貼、取消單各自的處理不同，門市端看到的訂單金額和實際入帳金額本來就不一樣，要對的是筆數與訂單金額，不是入帳金額。

4、會員儲值扣款。這一筆不進當日現金，但要計入營業額，兩者的認列時點不同，是最常被漏掉的一筆。

5、折扣與招待。免費招待、員工餐、行銷折扣要分開記。全部混成一個折扣金額，就分不出這是行銷成本還是現場在放水。

▍二、當天不處理就處理不了的三件事

第一是現金短溢。當天問得到誰經手、調得出當時的交易；隔天問，答案一律是不記得。

第二是取消與退款單。當天可以確認是誤按、客訴退款、還是餐點做錯，這三種的成本歸屬不同。隔天全部變成一筆退款。

第三是異常的招待與折扣。同一天出現多筆大額招待，當天看得出是哪一桌、誰授權；月底看報表只看得到一個總額偏高。

▍三、這一層在系統裡怎麼落

富啟科技的連鎖餐飲系統由門市端產生營業日報，收銀交易、退款、折扣與招待各自分類彙總；內用、外帶、外送的訂單集中在中央訂單中心處理，含對帳、退訂與狀態追蹤，外送那一段的訂單筆數與金額不必再去平台後台抄；門市營業資料上傳後總部端即時看得到，操作權限分三級，門市能做的與總部能改的分開。日結表由店長手抄後拍照回傳的做法，最大的問題不是慢或會抄錯，是抄的人同時也是被檢核的人——現金短少三百元，抄表的時候把某一筆折扣寫大一點就平了，而總部收到的是一張已經平的表，永遠不會知道那三百元曾經存在。

▍四、總部端看日結，看的不是總額

總額每天都會看，但它只能告訴你昨天生意好不好。真正該每天掃過一遍的是三個異常訊號：

1、現金差額連續同方向。偶爾多幾十元少幾十元是正常的，但如果同一家店連續兩週都是短少，那不是找零誤差。

2、取消與退款的筆數佔比。這個比例本身沒有標準值，要看同一家店自己的變化，以及店與店之間的落差。

3、招待金額的時段分布。集中在特定時段或特定班次的招待，值得問一句。

連鎖餐飲總部日結要不要系統化，判斷點不是門市有幾家，而是門市回報上來的那份日結表，是不是由被檢核的同一個人填的。若您想確認營業日報的產生方式、以及外送通路訂單如何併進當日對帳，富啟科技提供免費現場勘查，先看現行日結表上有哪幾筆是手工填的，並取得客製化建置方案與報價：

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地址：台北市南京東路二段178號6樓

▍連鎖餐飲總部日結常見問題

Q1：日結一定要當天完成嗎？

現金與交易紀錄那部分要當天，因為隔天就問不到人。電子支付與外送通路的實際入帳本來就不會當天到，這部分只能對筆數與訂單金額，實際入帳等對帳週期到了再核。所以日結實際上是兩層：當天結的是門市端能確認的，跨期結的是收款方入帳的。兩層混在一起要求當天全部對平，門市會做不到，然後就開始編數字讓它平。

Q2：現金差額多少以內算合理？

沒有通用的金額標準，要看客單價與現金交易佔比，而且該看的是趨勢不是單日。單日差幾十元幾乎所有門市都會發生，值得注意的是方向——連續同方向的短少或溢收，都代表某個環節有固定的錯誤，短少可能是找零習慣或漏收，溢收可能是折扣沒按或收錯金額。設一個門檻要求門市超過就回報是必要的，但門檻要訂在門市做得到的水準，訂太嚴就會出現填假數字讓它剛好在門檻內。

Q3：外送通路的金額為什麼常常對不上？

因為門市看到的是訂單金額，平台入帳的是扣掉抽成與加上補貼之後的淨額，中間還有取消單、客訴退款、平台促銷分攤這幾項。要對的順序是先對筆數再對訂單金額，最後才對淨額。筆數對不上代表訂單有漏接或重複；訂單金額對不上代表品項或售價設定有問題；淨額對不上多半是抽成與補貼的計算，那一段要跟平台的對帳單核。三層分開對，才知道問題出在哪一層。