門市自行採購管理：總部沒下單的貨怎麼進到系統裡

門市自行採購在連鎖體系裡幾乎不可能完全禁止。臨時缺貨去附近批發買、在地限定商品、生鮮跟當地小農拿、清潔耗材就近補、活動用的臨時物料，這五種情況每家連鎖都有。貨進到門市之後真正的問題是：總部配送、供應商直送、他店調撥、退貨回庫這四條路徑都有單據，只有自行採購這一條沒有——而它偏偏是唯一一條錢由門市先墊、商品沒有主檔、售價沒人核定的路徑。

門市自行採購管理建立的是一條路徑，讓體制外進來的貨變成體制內的紀錄，而不是一套審批流程。多數連鎖的實際狀態是禁止但默許，結果貨進來了、錢花掉了、也賣掉了，系統裡完全沒有痕跡，最後在盤點時變成一筆說不清楚的盤盈。

▍一、自行採購要補的三張紀錄

第一張是商品。這支貨在系統裡有沒有品項？沒有的話要先建，而建檔權限如果只在總部，門市當天就賣不了。實務上的折衷是允許門市建暫用品項、標記待總部確認，總部端定期把暫用品項轉正或停用。

第二張是入庫。自行採購也要走驗收單，只是供應商欄位填的是臨時供應商，並且要能附上收據或發票號碼。這張單走完，這批貨才變成可售庫存。

第三張是費用。門市先墊的錢要有報帳路徑，報帳金額要和入庫成本對得起來。兩邊如果各走各的，會出現商品有成本但沒有付款紀錄、或者付了錢卻找不到對應商品的情況。

▍二、要不要設審批，設在哪一段

把審批設在採購之前，實務上很難執行，因為自行採購的場景多半是急件，等審批就失去意義。

比較能落地的是設在事後與金額上：單筆金額低於門檻的先買後補單據，超過門檻的才需要事前核准。另外一個更有用的設計是次數統計——同一品項在同一個月自行採購超過幾次，系統把它列出來讓總部看。連續好幾次都要自己去買，代表的是配送或訂貨環節有問題，不是門市愛買東西，這個訊號比審批本身有價值。

▍三、這一層在系統裡怎麼落

富啟科技的連鎖門市系統在這一段用到既有的三塊：驗收單據可以指定非總部來源、供應商平台裡能建立臨時供應商並標記待轉正、門市資料上帶的權限屬性決定這家店能不能自行建品項與自行採購。直營與加盟在這一項的權限通常不同，加盟門市的自採範圍與結算方式和直營不是同一套，這一點按門市屬性分開設定。這件事沒辦法靠加強規定解決：規定門市不准自己買，貨還是會進來，只是從有紀錄變成沒紀錄，盤點差異不會變少，只會變得無法追查。

▍四、上線前先看清楚的四件事

1、門市能不能自行建立品項，建完之後總部要多久確認一次。

2、臨時供應商能不能建，能不能標記為臨時、避免和正式供應商混在一起。

3、自採商品的售價由誰定，是門市自己填還是要總部核。

4、報帳與入庫成本能不能對得起來，還是分別走兩套流程。

門市自行採購要不要納入系統，判斷點不是能不能管住門市不要自己買，而是買回來的貨能不能在系統裡找到對應的那筆入庫。若您想確認驗收單如何指定非總部來源、臨時供應商怎麼建立與後續轉正，富啟科技提供免費現場勘查，先確認現有作業的斷點落在哪一段，並取得客製化建置方案與報價：

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▍門市自行採購管理常見問題

Q1：完全禁止門市自行採購可行嗎？

在配送頻率高、品項單純的體系裡可行，代價是缺貨。禁止的前提是總部這一端能在門市需要的時間內把貨送到，做不到就等於逼門市選擇要缺貨還是要違規。常見的處理是分品類：核心商品嚴格禁止自採，因為牽涉品牌一致性與供應商協議；耗材、包材、在地限定品這類則開放，但要求走單據。禁與不禁不是重點，重點是開放的那部分有沒有紀錄。

Q2：門市自建的暫用品項會不會把商品主檔弄亂？

會，如果沒有回收機制的話。風險是同一支東西被三家門市各建一次、名稱寫法都不一樣，一年後主檔多出幾百個沒人認得的品項。控制方式有兩層：暫用品項要有明確標記與有效期限，過期未轉正就自動停用；總部要定期把暫用品項清單拿出來看，重複的合併、常用的轉成正式品項。這個動作沒人固定做，開放建檔就會變成主檔汙染的來源。

Q3：自行採購的商品成本和總部配送的不一樣，毛利怎麼看？

同一支商品有兩種進價是正常的，系統要能各自認列而不是取平均。做法是入庫時按實際進價記錄，銷售時按先進先出或加權平均計算成本，兩種算法都能處理多重進價，選哪一種要和會計端先確認一致。要留意自採通常進價較高，如果這批貨用總部進價認列，門市毛利會被高估，多出來的那段差額最後會掉到不明損耗裡。