商品單位換算設定：進貨算箱、銷售算單支、盤點怎麼對

商品單位換算設定沒做好的門市，通常在四個地方同時出問題：訂貨訂了十箱到貨變一百二十支、銷售報表的數量和進貨報表對不起來、盤點時後倉的整箱和貨架上的散支要分開數、供應商對帳單上的單位和自己系統裡的不一樣。這四件事的根源是同一個——同一支商品在不同環節被當成不同的東西在記。

單位換算的難處在權責，不在算術。誰有權定義換算比例、比例改了以後既有的庫存與單據怎麼算，這兩件事定不下來，乘法做得再精確都會在某一天突然全部錯掉。

▍一、一支商品至少有三個單位在跑

採購單位是向供應商下單用的，可能是箱、件、板，由供應商決定，自己改不了。

庫存單位是系統內部記錄餘額用的，所有加減以它為準。這是三個裡面唯一必須固定的。

銷售單位是賣給客人的單位，通常是最小單位。同一支商品有時還會有第二種銷售單位，例如平常賣單支、也接受整箱買。

常見的錯誤是把庫存單位設成箱，因為進貨是箱。這樣只要賣掉一支，庫存就出現小數，接下來所有報表都在處理小數點，盤點也很難數。庫存單位應該一律設成最小可銷售單位，往上換算給採購看，而不是反過來。

▍二、盤點時整箱與散支怎麼一起數

盤點的實務問題是後倉放整箱、貨架放散支，數出來是兩個數字。系統這一層要支援同一支商品用兩種單位分別輸入，再自動加總成庫存單位的總數。

如果系統只允許一種單位輸入，門市就得自己在紙上先乘一次再輸入。這一步是最容易錯的地方——不是乘錯，是有人數完忘了乘。

另外要留意供應商改包裝規格這件事。原本一箱二十四支變成一箱十二支時，比較安全的做法不是改換算比例，是新建一個規格讓新舊並存，等舊包裝的庫存與帳款都清完再停用。直接改比例會動到已下未到的訂單驗收基準、歷史報表的箱數、以及還沒對完的供應商帳款這三件事。

▍三、這一層在系統裡怎麼落

富啟科技的連鎖門市系統把單位設定放在總部的商品資料裡，由總部維護後下發到各門市，門市端不能自行修改；訂貨、驗收、調撥、退貨、報廢、盤點這六張單據都取同一份主檔的單位定義，六個環節換算出來的結果一致。換算比例如果是靠採購同仁記得，問題不在他會不會記錯，在他休假那天沒有人能決定這箱到底是幾支，而且供應商改包裝之後，沒有任何方法能確認二十家門市有幾家已經跟著改。

▍四、導入前先自己盤四件事

1、現在有幾支商品的庫存單位不是最小銷售單位？這些是最優先要調整的。

2、有沒有品項同時有兩種以上的銷售單位？這類要單獨列出來確認系統支援程度。

3、供應商對帳單用的單位和自己的一致嗎？不一致的話，對帳這一段要有換算對照。

4、過去一年有幾支商品改過包裝規格？改的時候是怎麼處理的，這決定歷史資料還能不能用。

商品單位換算要不要在系統裡統一設定，判斷點不是現在換算會不會算錯，而是供應商改包裝那天，你需要多久才能確認所有門市都改過來了。若您想確認庫存單位與採購單位如何分開設定、盤點能不能整箱與散支分開輸入再自動加總，富啟科技提供免費現場勘查，依現行系統的資料落差安排導入次序，並取得客製化建置方案與報價：

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▍商品單位換算設定常見問題

Q1：庫存單位一定要設成最小單位嗎？

絕大多數情況是。設成最小單位之後所有異動都是整數，報表不會出現小數，盤點差異一眼看得出是幾支。少數例外是永遠整箱進、整箱出、從不拆箱的品項，例如某些原物料或包材，這類設成箱反而單純。判斷方式很簡單：這支商品有沒有可能只賣掉或只用掉其中一部分，只要有可能，庫存單位就設最小單位。

Q2：供應商改包裝規格時，舊庫存怎麼處理？

建議新建規格而不是修改舊品項的比例。新建之後兩種包裝在系統裡並存，各有各的庫存餘額與換算比例，舊的賣完就停用。麻煩的是這段期間貨架上兩種包裝混在一起，門市要能分辨，通常靠不同的品項編號或條碼區分。如果兩種包裝連條碼都相同，就只能靠盤點日切分，這種情況要事先和供應商確認到貨時間。

Q3：門市自己改了換算比例會發生什麼？

最直接的後果是跨門市比較全部失效——同一支商品在 A 店算二十四支、在 B 店算十二支，總部看到的訂貨量、庫存量、損耗率都不能加總。更麻煩的是事後追查，因為單據上留下的是換算後的數字，看不出當時用的是哪個比例，要往回還原得逐張單對。如果實際情況是某些門市確實拿到不同規格，正確做法是由總部建立第二個品項，門市端保留的權限是回報而不是修改。