食品供應商的追溯資料建檔：更新時機認定

食品供應商的追溯資料建檔，難的不是第一次把資料收齊，而是之後什麼時候該更新。建檔完成那一刻資料是對的，但供應商會換工廠、換規格，證照也會到期，而這些變動多數不會有人主動通知你。更新時機的認定沒有規則，檔案就會停在建檔那一天。

建檔常被當成一次性工作——證照、登錄字號、聯絡方式收齊歸檔，這一項就結案。但追溯要對應的是某一批貨進來的那個時點，而不是現在。今年被覆蓋掉的資料，會讓去年那批貨失去當時的證明。

▍四種需要更新的時機

1、證照文件即將到期。這一類是唯一可以事先知道的，因為到期日在文件上。

2、供應商換了生產工廠或原料產地。同一個供應商、同一個品名，來源換了，這一批和上一批就不是同一件事。

3、品項的規格或成分有變動。包裝規格改了會影響單位換算，成分改了則影響過敏原標示，兩者都要落在檔案上。

4、供應商的公司主體變更。改名、併購、換成另一家公司開發票，這一類最容易被當成「改一下名字」處理。

▍更新與新建的分界：主體變了就要開新的

前三種是更新——對象沒變，狀態變了。第四種要新建，因為對象本身換了。

把公司主體變更寫成「更新名稱」，等於讓新公司承接了舊公司的所有歷史紀錄。往後查到之前那批貨，指向的會是一家當時還不存在的公司。判斷方式很單純：開發票的統一編號變了，就開新的供應商檔案，舊的停用但保留。

▍舊資料要留著，不是覆蓋

富啟科技的系統在供應商資料更新時保留舊版本，不是覆蓋。這一點在追溯上的作用很直接：查某一批貨時，看到的是那批貨進來當時所對應的供應商狀態，而不是現在的狀態。證照去年有效、今年才過期，這兩件事在紀錄上必須分得開。

要說清楚的是這份檔案的範圍——它是您自己這一側建立的供應商資料，不是連到供應商的系統。供應商內部怎麼記，我們管不到。您要負責的就是這一層，而這一層要能立刻交出來。

▍到期提醒要設給誰、提前多久

系統會依證照文件的到期日提醒，但兩件事要自己決定。

第一是收件人。提醒送給採購還是品保，取決於誰有辦法去催供應商。送給只負責歸檔的人，收到了也推不動。

第二是提前的天數，要看取得新文件需要多久——不同類型的文件差距很大，檢驗報告和工廠登記不是同一個量級，設定時要按類型分開，不要全部用同一個天數。

提醒的作用不是讓你知道文件過期了，是在過期之前還來得及處理。到期當天才收到通知，那批貨已經進來了。

▍小結

供應商資料的更新時機有四種，其中三種是更新、一種是新建，分界在公司主體有沒有變。而不論哪一種，舊版本都要留著——追溯查的是當時，不是現在。

▍食品供應商追溯資料建檔常見問題

食品供應商的追溯資料什麼時候需要更新？

四種時機：證照文件即將到期、供應商換了生產工廠或產地、品項的規格或成分有變動、以及供應商公司主體變更。其中只有第一種可以事先知道，另外三種要靠進貨時發現異常再回頭確認，因此點收時對照實體標示與檔案資料是必要的動作。

供應商換了公司名稱，要改原本的檔案還是新建？

看統一編號有沒有變。只是改名、統一編號不變，屬於更新；換成另一家公司開發票，就要開新的供應商檔案，舊的停用但保留。把主體變更寫成改名的後果是，日後查到之前那批貨時，指向的會是一家當時還不存在的公司。

舊的供應商資料可以直接覆蓋嗎？

不建議。追溯要對應的是貨品進來那個時點的供應商狀態，覆蓋之後，過去那批貨就失去了當時的證明——例如證照在當時是有效的、之後才到期，覆蓋會讓這兩件事變成同一件。舊版本保留不需要額外整理，需要的是更新時不要直接改掉原欄位。

供應商檔案會不會過期，取決於更新時機有沒有定義，而不是第一次建檔收了多少份文件。若您正在整理這份檔案的維護方式，富啟科技可協助盤點更新觸發條件與到期提醒的設定對象，並取得客製化建置方案與報價。

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