追溯資料彙整前的自我核對：品項、數量、單位

追溯資料要彙整出去之前，自己先核一遍的重點有三個：品項、數量、單位。這三欄的錯誤性質完全不同——品項錯是指到了別的東西，數量錯是加減有問題，單位錯則是兩邊講的其實不是同一件事。三種要用三種方式查，加總對一遍不會查出後面兩種。

核對常被理解成把數字重算一次。但彙整前最容易漏掉的不是算錯，是同一個東西在不同地方用不同方式記，各自都沒算錯。以下三欄各自的查法不同。

▍品項：同一個名稱可能指到兩個東西

品項的問題很少是名稱寫錯，多半是同一個名稱底下其實有兩種規格。同一個供應商的同一個品名，換過包裝規格或產地之後，在紀錄上仍然叫同一個名字。

查法是回頭看這個品項的進貨來源有幾個。同一品名對到兩個以上的供應商或兩種規格，就要拆成兩個品項編號，不是靠備註欄註明。備註欄的內容在彙整時不會被帶出去。

▍數量：要對到單筆，不是對期間合計

只核一個月的合計數字，最常漏掉的是兩個方向相反的錯誤互相抵銷——一筆多記、另一筆少記，合計看起來剛好對上。

查法是抽單筆對實際單據，而且要挑有調整動作的那幾筆：點收後發現破損的、退了一部分的、分兩次到貨的。這幾種是差異最容易產生的地方，抽十筆平順的入庫查不出問題。

▍單位：最隱蔽的一種不一致

進貨用箱、領用用包、盤點用公斤，三個環節各自的數字都正確，接起來就是對不上。單位的問題不會顯示成錯誤，它顯示成數量差異，所以第一時間都會往數量的方向去查。

兩件事要確認：

1、每個品項的換算率是不是固定的一個值，而不是靠人現場換算。一箱幾包這件事，如果供應商換過裝箱方式而換算率沒改，之後每一筆都會偏。

2、彙整時輸出的是哪一個單位。輸出單位和紀錄單位不同時，換算要在系統裡完成，不要在彙整的檔案上手動乘除——那一步不會留下紀錄。

▍三欄要一起核，不要分三次

分三次核的問題是：品項拆開之後，原本掛在同一品項下的數量要重新分配；而數量重分之後，如果兩個新品項的單位不同，換算又要重做一次。三欄之間互相牽動，一次核完才知道實際的差異在哪。

實務上的順序是先品項、再單位、最後數量。品項不拆開，後面兩欄核的是混在一起的資料；單位沒統一，數量核出來的差異分不清是漏記還是換算。

▍小結

彙整前的自我核對，價值在於找出「都沒算錯但接不起來」的那幾筆。品項要看有幾個來源、數量要抽有調整動作的單筆、單位要確認換算率是固定值——三種查法不能互相替代。

▍追溯資料自我核對常見問題

追溯資料彙整前要核對哪些項目？

至少三項：品項、數量、單位。品項要確認同一個名稱底下有沒有兩種規格或兩個供應商；數量要抽單筆對單據，不能只核期間合計；單位要確認換算率是固定值，而不是靠人現場換算。三者的錯誤性質不同，查法也不同。

為什麼期間合計對得上，還是要抽單筆核對？

因為兩個方向相反的錯誤會互相抵銷。一筆多記、另一筆少記，月合計剛好對上，但個別批號的數量是錯的，往下追流向時就會出現差額。抽單筆時要挑有調整動作的那幾筆：破損、部分退貨、分批到貨，這幾種最容易產生差異。

單位不一致的問題要怎麼發現？

從差異的形狀判斷。單位造成的差異通常是固定比例的，例如每一筆都差整數倍，而不是零散的數字。若差異看起來有規律，先查換算率而不是查數量。另外要確認換算是在系統裡完成，還是有人在彙整檔案上手動乘除——後者不會留下紀錄。

核對的價值不在把數字加對，而在找出三欄之間接不起來的那幾筆。若您正在整理彙整前的核對流程，富啟科技可協助檢視品項編碼與單位換算的設定方式，並取得客製化建置方案與報價。

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