追溯紀錄轉系統期間：兩套紀錄不一致的認定

追溯紀錄從表格轉到系統的那段期間，兩套紀錄同時存在，對不上是常態。真正要處理的不是讓它們完全一樣，而是不一致出現時，用什麼規則認定哪一套為準。這個規則要在並行開始之前就定下來，事後才決定的話，每一筆都會變成個案討論。

並行期最常見的想法是兩邊都記一份比較安全。但兩邊都記的實際結果經常是兩邊都不完整——忙的時候先記其中一邊，補另一邊的動作在下一次忙起來時又被跳過。安全感來自有兩份資料，可信度卻取決於是否有一份是完整的。

▍並行期第一件事：先講定哪一套為準

為準的那一套，是所有人在有疑問時去查的那一套，也是對外要交資料時匯出的來源。另一套的角色是備援與比對，不是第二個正式版本。

選擇的原則很單純：選紀錄產生時間離事件最近的那一套。如果進貨點收的當下就登進系統、表格是晚上整理，那系統為準；如果現場還是先寫紙本、系統隔天輸入，那並行期間紙本為準，並且把「什麼時候切換」寫成一個日期。

▍四種不一致的情形與認定方式

1、系統有、表格沒有：多半是表格漏記。認定以系統為準，補表格。

2、表格有、系統沒有：多半是還沒輸入。這一類要查的是為什麼沒輸入——如果原因是輸入的人不在現場，那問題不在漏，在流程。

3、兩邊都有、數量不同：先查有沒有中間的調整動作，例如點收後發現破損、或退了一部分。調整沒有落到兩邊，就會出現這種差異。

4、兩邊都有、批號不同：這一種最麻煩，因為兩個批號可能都真實存在，只是被記到不同的地方去了。要對回實體標示，對不回來就要標記為待確認，不要選一個看起來合理的填上去。

▍認定的原則：離事件最近的那一筆

四種情形都回到同一個原則：**在事件發生的當下產生的紀錄，可信度高於事後整理的版本**。

富啟科技的系統可按批號匯出資料，並在匯出前做一致性檢查，進貨、庫存、出貨三段的數字對不上時會先標示出來。並行期間要核對兩套紀錄，這個檢查的用途是先把系統這一側自己的問題排除掉——剩下的差異才是兩套之間真正的不一致，值得逐筆去查。

▍並行期要有結束日

沒有結束日的並行期會變成永久兩套。設一個日期，並且定義那天之後的規則：表格停止新增、只保留查閱，新的紀錄只進系統。

停用之後舊表格不要刪除。並行期間的資料日後若被問到，能拿出當時兩套並存的狀態與認定紀錄，比只拿出一份整理好的版本更說得清楚。

▍小結

並行期的重點是規則而不是工作量。哪一套為準、四種不一致各自怎麼認定、什麼時候結束，這三件事定下來，並行期就是一段有紀錄的過渡；沒定下來，它會變成日後最難說明的一段。

▍追溯紀錄轉系統期間常見問題

並行期間兩套紀錄都要記嗎？

可以都記，但一定要指定其中一套為準。兩套平行且地位相同的結果，通常是忙的時候先記一邊、另一邊事後補，最後兩邊都不完整。為準的那一套是查詢與對外匯出的唯一來源，另一套的角色是備援比對。

兩套紀錄的批號不一樣，要以哪一個為準？

先對回實體標示，不要在兩個之中挑一個看起來合理的。兩個批號可能都真實存在，只是被記到不同的地方。實體已經用完或出貨、無法核對的，標記為待確認並留下說明，比硬填一個批號上去更能承受日後的查核。

並行期要多久，什麼時候可以停掉舊表格？

要事先設一個結束日，否則會變成永久並行。判斷可以停的條件是：新進貨全部在系統裡有批號、期初庫存已經處理完、以及能從系統直接匯出一份完整的批號資料。停用後舊表格保留查閱，不要刪除。

並行期真正的風險不是兩套資料對不上，而是沒有人說得出當時是以哪一套為準。若您正在進行這段轉換，富啟科技可協助訂出認定規則與並行期的結束條件，並取得客製化建置方案與報價。

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