已經有進銷存系統：食品業追溯要補的批號與流向紀錄

食品業要做追溯，很多公司第一個反應是「我們已經有進銷存系統了」。進銷存系統確實管住了數量，但追溯要的是批號與流向紀錄，這兩件事在同一套系統裡不一定同時存在。判斷自己缺哪一段，比重新評估一套系統來得實際。

兩者的差別可以用一句話分開：進銷存管的是「還有多少」，追溯管的是「這一箱是哪一批、去了哪裡」。數量對得上不等於身分追得到，這是絕大多數食品業者導入追溯時真正要補的缺口。

▍進銷存已經做到的部分

先確認既有系統的能力，避免重複投資。一般進銷存系統在追溯上已經提供的基礎包括：

1、進貨、銷貨、庫存三張帳的數量勾稽

2、供應商與客戶的基本資料建檔

3、品項編碼與單位換算

4、出貨單與發票的對應

5、庫存異動的時間紀錄

這五項是追溯的地基，缺了要從頭建。已經有，代表導入追溯的工程量落在加欄位而不是重建主檔。

▍追溯要補的三件事

真正缺的通常是這三項：

1、批號欄位：進貨當下就要給或沿用批號，不是等到出貨才想起來

2、庫存分批：同一品項的庫存要能按批號各自看到餘量，不是一個總數

3、流向對應：每一張出貨單要記下出的是哪一批、出給了誰

這三項是連動的。只加批號欄位、庫存仍然只有總數，出貨時就沒有依據挑批號；庫存分批了但出貨不記，往下追還是斷的。要補就要三項一起補。

▍批號進來以後系統能多做一件事

批號真正的價值不只是事後查得到，還在於出貨前就能攔下來。富啟科技的系統在庫存這一層把效期與驗收結果掛在批號上，已過保存期限或驗收判定不合格的批號會被鎖定，無法被挑選出庫，不是只在報表上標一個顏色等人自己發現。

這是進銷存與追溯系統在設計目的上的差異。進銷存的立場是把帳做平，所以任何異動都要能記得起來；追溯的立場是有些異動根本不該發生。對食品業來說，後者比事後查得到更有價值。

▍要不要換掉原本的系統

不一定。判斷方式看兩件事：既有系統的庫存能不能按批號拆開，以及出貨單有沒有批號欄位可用。這兩項只要有一項改不動，通常就要另外處理批號這一層，再與既有系統對接數量與帳務。兩項都能改，加欄位比換系統划算。

比較不建議的做法是在系統外另開一份試算表記批號。追溯要求的是紀錄在做事的那一刻產生，另開一份表格意味著有人要在事後補，補的過程本身就是最常斷鏈的地方。

▍小結

已經有進銷存系統的食品業者，導入追溯要補的是批號欄位、庫存分批與出貨流向這三項，而且要一起補。既有系統的庫存能按批號拆、出貨單能加欄位，就以加欄位為優先；改不動再考慮另外處理批號層並與既有系統對接。

▍食品業追溯與進銷存常見問題

進銷存系統的庫存數量正確，為什麼還追不出來

因為數量與身分是兩件事。進銷存記的是某品項還剩多少，追溯要知道剩下的這些分別屬於哪幾個批號、各自來自哪一家供應商。庫存只有一個總數時，出貨也只能記總數，往上追來源與往下追流向都會落空。

批號要在哪一個時點建立

在驗收當下建立。原料進廠驗收時就給批號或沿用上游批號，之後的入庫、出庫、出貨都引用同一個號碼。等到出貨才編號，中間的庫存異動就沒有依據對應，等於只有出貨那一段有紀錄。

另外用試算表記批號可以應付查核嗎

風險較高。查核時會確認紀錄是否在作業當下產生。另開表格通常靠事後補登，時間對不上作業時間，也容易出現漏筆與覆蓋。批號紀錄放在庫存異動的同一筆資料上，才能證明它不是事後整理出來的。

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