商場行動簽約審批系統|合約、發票、對帳全程無紙化實務

商場行動簽約審批系統是把合約簽訂、發票開立、對帳確認等原本要紙本作業的流程,透過行動裝置全程無紙化的簽約管理工具,協助商場將合約完成時間從平均 12 天縮短至 3 天、紙本歸檔空間節省 90% 以上、簽署效率提升 4 倍。

為什麼簽約要行動無紙化

商場合約簽署要跑很多流程:招商初擬 → 法務審核 → 財務確認 → 主管簽核 → 廠商用印 → 商場用印 → 掃描歸檔。全程紙本的話,一份合約要 10-20 天完成,中間還可能遺失、蓋錯章、簽錯人。

行動簽約審批把整個流程搬到手機和電腦上。合約用電子簽章、審批用系統派工、歸檔用雲端儲存。過去要跑很多實體流程,現在幾天完成。

系統核心功能

合約範本管理 — 標準合約範本存在系統,依租戶類型、業態、租金方式可套用不同版本。招商人員擬約時挑範本、填入客製條件,10 分鐘完成初稿。

多級審批流程 — 依商場內控規則設定審批節點:招商主管 → 法務 → 財務 → 總經理。每個節點可線上審批、加註意見、要求修改。審批到誰卡在誰身上一目了然。

電子簽章 — 符合台灣《電子簽章法》的電子簽章功能,租戶用手機就能簽,不用親自到商場用印。與 商場合約續簽預警系統 整合,續約流程也能無紙化。

發票整合 — 電子發票開立與租戶月結帳單整合,租戶收到帳單即可線上開立發票、儲存於雲端載具。

對帳無紙化 — 每月結算單透過 商場承租戶自助門戶 推送,租戶線上查看、確認、簽名回覆。財務不用再寄紙本、打電話催收確認。

版本管理 — 每次修改留下版本紀錄,誰改了什麼、什麼時候改的、審批者是誰,追蹤起來一目了然。

雲端歸檔 — 簽署完成後,合約自動歸檔到租戶檔案下。想查任何一份合約,搜尋租戶名稱即可,不用翻紙本檔案櫃。

富啟科技行動簽約系統實務配置

法律合規:符合台灣《電子簽章法》、《個人資料保護法》相關規範

多裝置支援:手機、平板、電腦皆可簽署與審批

資料安全:採 AES-256 加密、雙活資料中心、每日異地備份

稽核軌跡:所有簽署動作留下時間戳、IP 位置、裝置資訊,符合稽核要求

權限管控:不同角色只能看到權限內的合約

API 整合:可與財會系統、稅務系統對接,發票與帳務自動同步

適合的商場類型

▍中型商場

無紙化重點:合約流程數位化、發票電子化

▍連鎖多館商場

無紙化重點:跨館合約統一管理、集團審批流程

▍大型商業體

無紙化重點:全部流程無紙化、稽核軌跡完整

FAQ

Q1:電子簽章跟紙本用印一樣有效嗎?

有效。台灣《電子簽章法》承認符合規範的電子簽章與紙本簽章具同等法律效力。富啟系統採認證機構核發的電子憑證,合規無虞。

Q2:租戶不懂電子簽怎麼辦?

系統操作簡化到極致,大部分租戶 3-5 分鐘就能學會。初期上線可以由樓管現場協助,通常導入 2-3 個月後租戶都能自主操作。

Q3:紙本合約可以轉電子檔嗎?

可以。過去紙本合約掃描後上傳系統,建立歷史檔案。新的合約則直接走電子流程。

商場行動簽約審批系統把簽約這件事從跑腿變成點螢幕。時間節省、空間節省、錯誤減少、稽核方便,商場的行政成本自然降下來。想了解如何為您的商場導入這套系統,歡迎聯繫富啟科技,提供免費現場診斷與 ROI 試算。

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