食品追溯管理系統：批號建立、流向查詢與申報資料匯出

食品追溯管理系統要處理的是同一件事：一批貨從進來到出去，每個環節都留下能對得上的紀錄。功能上可以拆成四塊——批號建立、流向查詢、庫存的批次分佈、以及申報用的資料匯出。以下逐項說明系統實際做的動作。

追溯系統與一般進銷存最大的差別，不在功能多寡，而在每一筆單據都必須帶批號。進貨、調撥、領用、出貨、退貨少了任何一環沒帶，串連就會在那裡斷掉，後面的查詢功能再完整也接不上。

▍批號建立：在驗收當下完成

系統在驗收入庫的作業畫面上一次完成四件事：品項、數量、效期、批號。批號可依設定的規則自動產生，不需要人自訂編碼，效期與數量同時綁在同一筆紀錄上。

供應商的原始批號可與自家批號並存記錄，不是二選一，之後從任一組編碼都能查到另一組。標籤可在驗收當下印出，貼在貨品或外箱上。

▍流向查詢：往上與往下都查得動

查詢是雙向的。從一個原料批號往下，可以拉出它進入了哪些成品批號、那些成品批號出貨到哪些門市或通路商；從一張出貨單往回，可以回推到當初用的是哪幾批原料。

對多據點的經營型態，系統可反查一個批號配送到了哪幾個據點、各據點收到多少數量，含據點之間的調撥紀錄。退貨單可直接引用原出貨單，批次認定不需要重新指定。

▍庫存的批次分佈與效期

庫存不只看總量，還要看批次分佈：同一品項現在庫裡有幾個批號、各批剩多少、各批的效期分別是哪一天。效期綁在批號上，即期品的提醒也是按批號發出，不是按品項。

權限可分層設定，據點只看自己的庫存與批次，總部看全部並可跨據點查詢同一批號的分佈。

▍申報資料的匯出與檢查

富啟科技的系統可將進貨、庫存與出貨紀錄按批號匯出，涵蓋來源資料（供應商、品項、數量、批號、日期）與流向資料（收貨對象、品項、數量、批號、據點調撥）。

匯出前可先做一致性檢查，比對同一批號在各張單據上的數量是否平衡、有沒有出現來源不明的批號。這一步是把人工核對的工作提前到系統裡完成，實務上多數整理時間都花在這裡。至於上傳的操作方式與所需帳號，依平台規定辦理。

▍小結

四塊功能其實是一條線：批號在入庫當下建立，所以查詢時查得動；每筆單據都帶批號，所以庫存看得到批次分佈；前面三塊都成立，最後匯出才會是對得起來的資料。順序不能顛倒，也不能只補最後一段。

▍食品追溯管理系統常見問題

食品追溯管理系統和一般進銷存差在哪裡？

差在每一筆單據是否帶批號。一般進銷存管的是品項與數量，追溯系統要求進貨、調撥、領用、出貨、退貨每一筆都掛上批號，庫存也要看得到批次分佈。少了批號這一層，就只能查到某個品項進了多少、出了多少，無法回答某一批貨去了哪裡。

批號是系統自動產生，還是要自己編？

可依設定的規則自動產生，也可保留人工輸入。實務上建議由系統產生，一是避免同一批貨在不同單據上被填成不同編號，二是驗收當下要同時處理品項、數量與效期，編碼交給系統可以縮短作業時間。供應商的原始批號另外記錄，兩組並存。

效期提醒是按品項還是按批號？

按批號。效期是綁在批號上的，同一品項在庫裡有幾個批號就有幾個效期，提醒依各批分別發出。若只按品項設定，同品項多批在庫時會抓到錯的那一批，較早到期的貨反而不會被提醒。

四塊功能能不能串成一條線，取決於現行作業的斷點在哪裡。若您想確認自家從驗收到出貨的批號串接情形，富啟科技可協助檢視現行流程，並取得客製化建置方案與報價。

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