食品進口商與貿易商的追溯申報：批號建立與出貨流向管理

食品追溯追蹤的申報要求，對進口商與貿易商而言和有自有產線的製造廠不同：沒有製造段，但來源端特別複雜。同一項商品可能來自數個境外供應商，每一批的進口時間與文件各不相同，進口後又要對應到國內出貨的批號。申報時真正花時間的不是資料難懂，而是這些資料原本散在報關文件、採購紀錄、倉庫單據與試算表裡。

本方案處理的是從交易對象建檔、進貨批號建立到出貨紀錄的完整鏈路，並將申報所需資料整理後介接食藥署食品追溯追蹤管理資訊系統。

供應商與交易對象建檔

境外供應商的資料比國內供應商更需要結構化。同一個品項可能有多個來源、各家的文件效期不同，換單一次就要重新確認一遍。系統將供應商資料與供應項目、文件效期綁在同一份檔案裡。

• ★供應商基本資料與聯絡窗口集中建檔

• ★國內供應商可記錄食品業者登錄字號，並驗證是否為合法登錄業者

• ★供應商證照與相關文件歸檔，效期可設定提醒

• ★供應商評鑑紀錄與供應項目對應

• ★交易對象資料可直接對應申報所需欄位

進貨批號與文件歸檔

追溯能不能成立，關鍵在批號是不是在進貨那一刻就建立起來。進貨時沒有批號，後面所有環節都只能靠人回想。

• ★進貨時建立批號，與進貨日期、數量、供應商同時記錄

• ★進口相關文件可作為附件歸檔，與該批次綁定

• ★檢驗報告歸檔，與批號對應

• ★保存期限記錄，支援即期提醒與先進先出排序

• ★紀錄建立後的修改留下軌跡，原始建立時間可辨識

出貨紀錄與批號流向

進口商的出貨對象通常比供應商多得多。追溯要回答的是：這一批貨出給了誰、還有多少在庫、如果需要回收要通知哪幾家。

• ★出貨時記錄交易對象、品項、批號與數量

• ★同一進貨批號出給多個客戶時，各筆流向分別記錄

• ★可由批號往下查出貨對象，也可由客戶往上查曾出過哪些批號

• ★庫存與批號連動，可查同批貨的剩餘數量

• ★需要回收時，可直接列出該批號的所有出貨對象

申報資料產出與平台介接

申報改為逐日、逐品號、逐批號之後，筆數會明顯增加。多數進口商實際遇到的困難不是欄位變多，而是同一批貨的資料分散在採購、報關資料夾、倉庫與業務手上，每次申報都要重新對一次，而對的過程本身就是出錯的來源。

• ★申報所需資料由系統既有紀錄產出，可介接食藥署食品追溯追蹤管理資訊系統

• ★交易對象、產品原物料、進貨、出貨各段資料分別對應

• ★申報紀錄留存，可查詢歷次申報內容與時間

• ★欄位不完整或資料異常時，於送出前提示

富啟科技在這一層的做法，是讓申報資料直接來自日常作業紀錄：驗收時建立的批號、出貨時記錄的對象，就是申報要交的內容，不需要為了申報再整理一份。

進口商與貿易商需要申報哪幾段

沒有自有產線的進口商與貿易商，申報範圍是交易對象資料、產品原物料、進貨資料與出貨資料四段，不涉及製造資料。本方案的功能範圍與這四段完全對應。

• ★交易對象資料：對應供應商與客戶建檔

• ★產品原物料：對應品項與規格建檔

• ★進貨資料：對應進貨批號與驗收紀錄

• ★製造資料：不適用（無自有產線）

• ★出貨資料：對應出貨紀錄與批號流向

小結

進口商與貿易商的追溯申報，範圍本來就不包含製造段。真正的工作量在於把散在各處的來源資料與流向資料收在一起，並讓批號從進貨那一刻就存在。日常作業記錄下來的批號與流向，就是申報要交的內容。

食品追溯追蹤常見問題

食品追溯追蹤的申報資料可以直接介接食藥署平台嗎？

可以。系統將日常作業產生的交易對象、產品原物料、進貨與出貨紀錄整理為申報所需格式，介接食藥署食品追溯追蹤管理資訊系統。實務上要注意的是資料完整性：申報欄位若有缺漏，介接時仍會被退回，因此欄位是否在日常作業中就完整記錄，比介接本身更關鍵。建議導入時先確認現行作業流程中，有哪些欄位尚未固定記錄。

沒有自有產線的食品進口商，需要建立批號嗎？

需要。批號是追溯能否成立的基礎，與有沒有產線無關。進口商雖然不進行製造，但同一項商品可能來自不同境外供應商、不同進口時間，若沒有批號區分，出貨之後就無法回推這批貨的來源。實務上進口商的批號通常在進貨驗收時建立，與進貨日期、供應商、數量同時記錄，後續出貨即可依此追出流向。

導入食品追溯追蹤系統前，需要先準備哪些現有資料？

主要是三類：供應商與客戶的基本資料、品項與規格清單，以及現行的進出貨紀錄。這三類資料通常已分別存在於採購、業務與倉庫各自的檔案中，導入時的工作是整理成統一格式並匯入。實務上建議另外確認一件事：現行紀錄是否包含批號。若過去進出貨沒有批號，導入初期會有一段新舊資料並存的期間，需先確認起始批次。

取得評估與報價

每一家進口商的品項結構、供應商數量與出貨模式都不同，申報所需的資料整理方式也不一樣。歡迎與我們討論目前的作業狀況，取得客製化建置方案與報價。

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