連鎖門市預購管理：訂金收了不算完，取貨那天一筆都不能漏

預購單一開訂金就入帳、取貨當天沖銷一筆對一筆、逾期未取一筆都不能放——連鎖門市預購管理管的其實是兩本帳：客人的訂金，和店裡的承諾。

預購的風險不在收訂金那一刻，在取貨那一天：貨到了誰來取、取了哪一單、訂金沖了沒有。一筆漏沖，貨出去了錢沒收齊；一筆漏記，客人來取貨店裡查無此單。預購做得越大，漏的代價越貴。

▍訂金收了之後，帳為什麼還掛在那裡

訂金入帳只是開始：客人付的是一部分，店裡欠的是一份貨。這段期間，帳上同時存在「已收的訂金」和「未交的貨」，兩邊要等取貨那天沖銷才結清。沒有系統盯著，這筆懸著的帳就掛在店長的記性上——檔期一多、單一雜，漏是遲早的事。

▍一筆預購的三個動作，一個都不能少

富啟的門市預購管理，把一筆預購拆成三個系統動作，每個動作都留痕：

1、開單收訂金：預購單記下品項、數量、約定取貨日，訂金入帳掛在這張單上

2、取貨沖銷：客人取貨時帶出原單，尾款結清、訂金沖抵，這張單才結案

3、逾期追蹤：過了取貨日還沒來取的單，系統列出清單，一筆一筆追到結案

三個動作環環相扣：沒有第一個動作，訂金是糊塗帳；少了第二個，貨款兩空；漏了第三個，逾期的單石沉大海。

▍取貨高峰期，才是核銷的壓力測試

年節禮盒、檔期預購，取貨日常常同一天湧進幾十上百筆。這時候靠紙本單找單、靠心算扣訂金，漏單率最高。系統的做法是報到制：客人報電話或單號，預購單立刻調出，品項、訂金、尾款一屏看完，結帳沖銷一次完成。高峰過後，未取清單自動浮出，誰還沒來、訂金還掛多少，一目了然。

▍常見問題

Q1、客人訂了貨一直不來取，訂金怎麼處理？

先追蹤，再依門市公告的預購規則處理。系統列出逾期未取清單，門市逐筆聯繫確認；後續無論是保留、轉讓或依規則沒入，都從這筆預購單的紀錄往下走，帳上不留懸案。

Q2、預購可以跨店取貨嗎？

可以，前提是單據全店通查。客人在 A 店訂、B 店取，系統調得出同一張預購單、沖同一筆訂金，取貨店與訂購店的帳各自歸戶；查不到單的跨店服務，等於把漏單風險放大到全連鎖。

Q3、預購品項缺貨，已收的訂金怎麼辦？

依原單處理退補。品項到不了貨時，憑預購單紀錄辦理訂金退還或換購，每一筆退補都掛回原單結案；有單有據，客人才不會覺得預購是場冒險。

預購規則怎麼定，由品項性質、取貨週期與檔期規模決定。富啟科技提供門市預購管理的規劃，協助連鎖門市把每一筆預購從訂金管到結案。