總部代門市訂貨怎麼運作？代訂、截單與訂貨日曆

總部代門市訂貨，是連鎖餐飲在新店、加盟店與人力吃緊門市最常用的訂貨方式：店長不用每天算叫貨量，由總部按代訂、截單與訂貨日曆的規則，直接替門市把單下好。但「代訂」兩個字容易，運作起來要回答三個問題：誰能代、代訂的單長什麼樣、什麼時候代。

代訂不是總部「幫忙叫個貨」的口頭動作，而是一種正式的訂貨模式：單據由總部建立、歸屬仍是門市，之後走與門市自行叫貨完全相同的審核、分拆、驗收與對帳流程。

▍一、誰需要代訂：三種典型情境

新店：開幕初期沒有歷史銷量，建議訂貨量算不出來，由總部按同店型門市的資料代訂起步。弱店：店長流動快、訂貨能力弱的門市，代訂避免漏訂與超訂。檔期：新品上市與節慶活動，由總部統一配量，門市確認即可。三種情境的共同點，是門市暫時「訂不好」，而不是「不該訂」。

▍二、代訂單的規格：與門市訂單同一張單

總部選定門市、選品項建立訂貨單，價格自動帶入合約價，單據歸屬該門市，門市端隨時查得到內容與進度。之後的驗收、差異處理、對帳，與門市自己訂的沒有任何差別。代訂最怕的不是代錯品項，是代出一條系統外的影子流程——單在電話裡、貨在路肩上、帳在記憶裡。

▍三、截單與訂貨日曆：代訂也要守節奏

訂貨日曆決定每個供應商哪天接單、哪天配送，不是每天什麼都能訂；截單按供應商與配送日分別設定，到點自動收單。代訂不是「總部隨時想訂就訂」——守同一套日曆與截單，供應商端才不會面對兩種節奏，倉庫與央廚的排程也才排得動。

▍功能清單：代訂、截單到訂貨日曆

富啟科技的連鎖餐飲供應鏈系統，把代訂做成與一般訂貨同軌的日常功能：

1、總部代訂：總部代任一門市建立訂貨單，單據歸屬門市、流程一致。

2、訂貨日曆：依供應商接單日與配送日，排定各品項的可訂貨日期。

3、截單設定：按供應商與配送日分別設定截單時間，到期自動執行。

4、三種訂貨模式並行：人工叫貨、訂貨量建議、總部代訂，按門市切換。

5、訂單狀態回查：門市看得到總部代訂的品項、數量與進度。

6、逐步移交：代訂起步、門市確認參與、資料成熟後自行叫貨。

代訂靠電話或通訊軟體交代的做法，門市根本不知道總部幫它訂了什麼，貨到了才說「這些我賣不掉」，退貨與閒置，就從這個資訊落差開始。

▍代訂常見問題

Q1：代訂之後，門市還能改嗎？

能，截單前門市可以提出調整，由總部修改或授權門市改；截單後視同正式訂單，走變更流程。代訂是「先幫你訂好」，不是「不准你說話」，確認權仍留給門市。

Q2：什麼情況不適合代訂？

營運成熟、店長訂貨能力強的門市，代訂反而剝奪了現場判斷——店長知道明天的天氣、活動與競品動態，這些是總部資料裡沒有的訊號。代訂該是過渡與支援，不是常態取代。

Q3：加盟店也適用代訂嗎？

適用，且常是加盟總部最需要的功能。但代訂的品項範圍與額度，要在加盟合約裡先寫清楚，避免「幫我訂了一堆庫存」的爭議；日常品項仍建議由加盟店確認後生效。

代訂值不值得用，判斷點不是代不代訂，是代訂的單在系統裡跟門市自己訂的一不一樣完整。若您想確認代訂、截單與訂貨日曆怎麼按門市類型設定，富啟科技可以按貴司的門市結構做一次梳理。

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