連鎖會員系統與 LINE 官方帳號：發券、核銷與庫存扣除的銜接

連鎖會員系統與 LINE 官方帳號串起來之後，第一個被拿來用的功能通常是發券。券發出去、客人到店、收銀掃描、折抵完成，流程看起來只有四步，但券的種類不同，後面接的東西完全不一樣——折價券影響的是金額，兌換券影響的是庫存。發券之前沒有先分清楚這兩種，門市會在活動當天遇到同一個狀況：券來了，貨沒了。

發券、核銷、庫存扣除是一條鏈，斷點通常在最後一段。多數連鎖把注意力放在前兩段，因為券發了多少、核銷了多少看得到成效。庫存扣除這一段只有在缺貨時才會被想起來，而那個時候券已經發出去了，收不回來。

▍一、發券端要先決定的三件事

1、發給誰。全體好友、特定等級、特定門市的常客，分眾的依據來自消費紀錄，沒有消費紀錄就只能全體發。

2、發幾張。折價券可以不設上限，兌換券一定要設，而且上限要對得到實際庫存。

3、成本算誰的。總部檔期由總部吸收、門市自辦由門市吸收，這一項在加盟體系裡直接影響月底對帳。

▍二、核銷回來之後，帳要落在哪裡

折抵金額要攤到適用品項上，否則單品毛利算不出來。這一段的口徑要在活動設定時就定，不能等結帳完再回頭算。

券的核銷紀錄要能回頭看成效：發出去幾張、核銷幾張、核銷的人裡面有幾個是第一次來。這三個數字要能拆開，只看核銷張數判斷不出這檔活動是拉到新客還是給老客打折。

未核銷的券到期後要自動失效。沒有這個機制，帳上會一直掛著一批隨時可能被拿來用的券，而它們的成本沒有人在估。

▍三、兌換券會扣庫存，折價券不會

這是兩種券最根本的差別。折價券折的是金額，客人拿什麼商品來折都行，庫存照原來的方式扣。兌換券指定的是商品——憑券換一杯飲料、憑券換一份贈品——它在核銷的當下要扣掉那一支商品的庫存。

難處在於券是總部發的，貨在門市。發券的那一刻庫存不會動，只有客人到店核銷時才動，所以中間這段時間門市並不知道自己要備多少。

三種處理方式：

1、發券時同步下配貨單，總部按發券量估算各門市需求先鋪貨。

2、券設定生效門市範圍，只在已備貨的門市能核銷。

3、核銷時檢查庫存，該門市沒貨就當場擋下並提示客人到其他門市。

第三種對客人體驗最差，但至少不會發生核銷成功卻拿不到東西的狀況——那種情況比擋下來更難處理，因為券已經失效了。

▍四、這一層在系統裡怎麼落

富啟科技的連鎖門市系統把這條鏈拆在三個地方：券的發放與使用狀態記在會員系統的優惠券模組，適用條件與生效門市範圍設在促銷中心，核銷造成的商品扣減走庫存中心，因此兌換型的券在核銷當下就會反映到該門市的即時庫存上；發放這一端串接 LINE 官方帳號，可以按會員等級、消費紀錄或所屬門市把券推播給指定的一群好友，不必整批發給全體。把兌換券當折價券來發是最常見的失誤，因為發的時候兩者的操作看起來一樣，都是設條件、設數量、發出去，差別要到客人上門那天才顯現：折價券發超量最多是多花錢，兌換券發超量是門市當場沒有東西可以給，而且是同時發生在很多家店。

發券要不要和庫存接起來，判斷點不是券的種類多不多，而是活動當天門市有沒有辦法知道自己還剩幾份可以換。若您想確認兌換券核銷如何連動門市庫存、以及券的生效門市範圍怎麼設定，富啟科技提供免費現場勘查，按發券端與門市端的現行銜接狀況排導入順序，並取得客製化建置方案與報價：

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▍會員發券與核銷常見問題

Q1：折價券和兌換券可以用同一套規則發嗎？

設定方式可以共用，但數量上限與備貨這兩件事必須分開處理。折價券的風險是行銷費用超支，可以事後結算；兌換券的風險是實體商品不夠，發生在活動當下、由門市承受，而且沒有補救方式。所以兌換券的發放量要先確認各門市能備多少貨再決定，不能反過來先發券再叫門市想辦法。這個順序顛倒是這類活動最常見的失敗原因。

Q2：券發出去之後還能不能改條件或回收？

條件可以改，要看改的是哪一項。有效期間、生效門市範圍這類設定在活動端的條件，改了會影響所有還沒核銷的券；面額、適用品項這種客人領的時候就看到的，改了會有爭議。富啟科技這邊的券條件設在促銷中心、券的個別狀態記在會員系統，兩邊分開的好處是可以只停掉活動而不動已核銷的紀錄。實務上提前結束活動比修改條件安全。

Q3：核銷率要看到多少才算正常？

沒有通用的標準值，它受券的面額、有效期長短、發放對象、商品本身的需求程度影響，不同檔期之間差距很大。比較有意義的看法是跟自己比：同一類券在不同月份的變化、同一檔活動在不同門市的落差。門市之間落差大通常不是客群不同，而是有些店的店員會主動提醒客人有券可以用，有些店不會——這一點從核銷的時段分布就看得出來。