團膳客戶管理系統：用餐人數、供餐地址與餐次計價的建檔

團膳客戶管理系統的建檔品質，決定的是後面每一天要花多少人工去修正。用餐人數、供餐地址、餐次與計價這幾項若一開始就建成一張平表，客戶那邊只要有一個廠區搬遷、多開一個餐次，訂餐、配膳、請款就會同時對不上。

客戶建檔常被當成把聯絡人和地址存起來。但團膳的客戶不是一個地址，是一組各自會變動的供餐條件——合約簽在總公司、餐送到三個廠區、每個廠區的餐次和人數都不一樣，這在團膳是常態而不是特例。

▍為什麼要分三層，不是一張客戶表

1、客戶層：合約主體、統一編號、請款對象、對帳窗口、合約期間。

2、供餐點層：實際送達地址、收餐窗口與聯絡方式、送達時段。一個客戶可以掛多個供餐點。

3、餐次層：早餐、午餐、晚餐、宵夜各自獨立，每個餐次有自己的人數基準與單價。一個供餐點可以掛多個餐次。

建成一層最常見的後果是請款對象和送達地址被綁死。餐送到工廠、帳要跟總公司請，這兩件事在同一筆資料裡就會打架，最後靠人工在月底手動拆單。

▍「用餐人數」要建的是三個數字，不是一個

1、契約人數：合約約定的基準量，關係到最低出餐保證與計價方式。

2、常態人數：實際長期落點，用來抓備料與人力。它通常不等於契約人數。

3、每日確認數：當天實際要出的份數，每天變動。

只留一個「人數」欄位的系統，等於逼使用者每天覆蓋同一格。覆蓋掉的是判斷依據——沒有常態人數，就無從判斷今天這個數字是正常波動還是有問題。

▍供餐地址要記的不只是地址

地址正確但車進不去，是團膳配送最常見的延誤原因。這一層要建的欄位包括收餐窗口與分機、可送達的時段區間、卸貨位置與動線、是否需要通行證或事先報備、有無電梯或需要人力搬運。

這些資訊平常在司機腦子裡，換人的那一天就會全部消失。建在供餐點檔案下，換誰送都一樣。

▍餐次計價要處理的三種情形

1、同一客戶不同餐次不同單價，早餐與午餐不會同價。

2、同一餐次不同餐型：葷食、素食、兒童餐、特殊飲食需求，各自計價。

3、合約期間的價格調整。這一項最容易出錯——單價直接改掉之後，上個月的對帳單重印會變成新價格。

富啟科技的系統在主檔資料更新時保留舊版本、不是覆蓋，價格調整帶生效日。上個月的請款用上個月的單價，這件事不必靠人記得。同樣的機制也用在客戶合約與供應商檔案上，查半年前那一筆時看到的是當時的條件。

▍建檔沒做好，會在三個地方爆出來

訂餐端：客戶窗口看到的餐別或餐次不對，只能打電話改。

配膳端：份數分不到正確的供餐點，總數對但分配錯。

請款端：對帳單和客戶自己算的兜不攏，每個月都要對一次帳。

三個問題的根都在同一處，但發作的時間差很遠，所以通常不會被歸因到建檔。

▍小結

團膳的客戶資料是三層結構：客戶、供餐點、餐次。人數要存三個、地址要帶進出條件、單價要帶生效日。這些在導入時多花的時間，換的是後面每個月不必手動拆單對帳。

▍團膳客戶建檔常見問題

Q1：團膳客戶資料為什麼不能建成一張表？

因為一個客戶常對應多個供餐點，一個供餐點又有多個餐次，而且請款對象與送達地址經常不是同一個單位。建成一層之後，客戶搬遷、增開餐次、或帳要改跟總公司請，都會變成人工在月底手動拆單處理。

Q2：用餐人數要建幾個欄位？

建議三個：契約人數（合約基準，關係最低出餐保證與計價）、常態人數（實際長期落點，用來抓備料與人力）、每日確認數（當天實際份數）。只留一格會被每日數字覆蓋，失去判斷當天波動是否異常的基準。

Q3：客戶單價調整後，之前的單據會受影響嗎？

看系統是覆蓋還是保留版本。直接覆蓋單價的做法，重印上個月對帳單時會套到新價格。富啟科技的系統在主檔更新時保留舊版本，價格調整帶生效日，各期單據各自對應當期條件。這一點在合約期跨年度調價時特別重要。

客戶建檔的層次一旦定錯，後面每個月都要用人工補。若您想確認現行的客戶、供餐點與餐次結構能不能撐住接下來的客戶數，富啟科技提供免費現場勘查，並取得客製化建置方案與報價。

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