連鎖品牌商品主檔怎麼管｜一份資料供門市、電商與外送使用
連鎖品牌商品主檔怎麼管，要處理的是同一款商品在門市、電商、外送平台上的名稱與規格、售價與稅別、圖片與說明文案、上下架狀態、以及誰有權修改哪一個欄位。做得好的判斷標準只有一個：新增或修改一款商品時，只需要在一個地方輸入。
一個常見的畫面是同一款商品在三個地方有三個名字。門市系統裡叫「招牌雞腿飯」，電商頁面寫「日式炭烤雞腿便當附湯」，外送平台上是「雞腿飯」。三個名字各自被建立、各自被維護，於是總部想統計這款商品的全通路銷量時，得先靠人判斷哪三筆是同一款。
▍三種通路要的欄位並不相同
門市要的是簡短。POS 畫面按鍵空間有限，名稱要短、要能一眼認出、要方便口頭複誦。需要的是品號、按鍵名稱、售價、稅別、加料選項。
電商要的是完整。名稱要含關鍵字、要有規格說明、成分與保存方式、多張圖片、尺寸與重量（影響運費）、庫存與可否預購。
外送平台要的是取捨。名稱長度有限制、圖片規格有要求、選項與加價項目的呈現方式跟自家系統不同、而且平台價通常另設。
三種需求都合理，硬要用同一組欄位滿足，結果通常是門市畫面塞不進去、電商資訊不足、平台上架被退。
▍必須一致的欄位只有三類
主檔設計的關鍵不是全部統一，是分清哪些必須一致。
品號。這是唯一必須完全一致的欄位。所有通路的銷售最後都要能對回同一個品號，否則銷量、成本、庫存全都算不出來。
規格與單位。一份是幾公克、一箱是幾包，這決定庫存與用量的換算。各通路顯示方式可以不同，底層數值必須同一個。
稅別與商品屬性。影響帳務與報表，不能各通路各設。
除了這三類，其他欄位都可以按通路各自維護，只要它們掛在同一個品號底下。
整體的架構可參考〈多通路訂單整合〉那一篇，本文專講主檔。
▍分層的做法
實務上比較好用的結構是一份核心主檔加上各通路的展示層。
核心層放品號、規格、稅別、標準成本、狀態。這一層的來源通常不是人工輸入，而是定時從 ERP 同步過來的，也就是 ERP 仍然是主檔的唯一源頭，中間這一層不另建一份會跟 ERP 打架的商品資料。這一點在導入時要先確認清楚，否則上線半年後會出現兩份都在改、誰也不敢覆蓋誰的狀況。
通路展示層放各通路自己的名稱、文案、圖片、售價、上下架狀態。這一層可以由負責該通路的人維護，改動不影響其他通路。
這樣分之後，改一個電商文案不必動到門市，調整門市按鍵名稱也不會讓平台上架資料失效。要注意的是展示層不能包含品號與規格，一旦這兩項可以在通路層改，分層就失去意義了。
▍上下架的異動流程
上下架分兩種來源，要分開設計。
一種是商品生命週期造成的。新品上架、季末停售、口味改版，這種可以排程，並且各通路的生效時間不必相同——實務上常見的是門市先賣、觀察一週再上電商，所以狀態要能按通路分別設定。
另一種是庫存造成的。賣完了要收掉、補到了要放回來，這種必須自動執行，靠人去每個通路點一次是跟不上的，尤其晚間時段。
停售則要區分暫時缺貨與永久停售。暫時缺貨在電商上顯示補貨中比直接隱藏好，因為隱藏會讓累積的頁面流量歸零；永久停售則要下架並確認沒有未出貨的訂單還掛著。
還要處理外送平台的同步落差。若平台端的更新需要人工操作或有處理時間，就會出現門市已停售、平台還在賣的情況。這一段要有補救規則，例如平台訂單成立後查無庫存的處理路徑，以及誰負責通知客人。
▍誰有權改哪一個欄位
主檔的品質最後取決於權責是否清楚。多數主檔會亂，不是因為沒有規則，是因為沒有指定的人。
建議把權限對應到前面的分層。核心層由總部商品或營運單位維護，異動要留紀錄。通路展示層由各通路負責人維護。門市端原則上不開放修改主檔，只開放權限內的暫時停售，因為現場最需要的就是「今天賣完了」這個動作。
還要指定維護頻率。停售品項的清理、圖片的更新、規格變動的同步，這些若沒有排定檢視的時間，一年之後主檔裡會累積大量不能用的資料。上線初期通常有專案人員在維護，專案結束後就要有人接手。
富啟科技的做法是一個標品庫搭配各通路屬性分層掛載：標品庫從客戶 ERP 定時取得主檔，各通路的名稱、文案、圖片與售價各自維護，共用同一個品號與規格；上下架則接到庫存狀態上自動執行，不必等人去每個通路點一次。套裝系統多半要求各通路各建一份商品資料，同一款商品在系統裡就是三筆獨立紀錄，銷量要合看得靠一份人工維護的對照表，而對照表永遠跟不上新品的速度，全通路的分析就永遠差一截。
▍小結
判斷主檔管得好不好，看新增一款商品要輸入幾次。三種通路的欄位需求不同，必須一致的只有品號、規格與單位、稅別三類。結構上用一份核心主檔加各通路展示層，核心層由 ERP 定時同步、展示層不可包含品號與規格。上下架分生命週期與庫存兩種來源，前者排程、後者自動。權限對應分層，門市只開放暫時停售，並要指定維護頻率與負責人。
▍常見問題
Q1：外送平台的名稱長度有限，要另外建一筆商品嗎？
不要另建。名稱應該是通路展示層的欄位，同一個品號底下可以有各通路各自的顯示名稱。另建一筆的後果是銷量與庫存分家，而且新品愈多分家愈嚴重。若現有系統不支援分層，至少要維護一份品號對應表，並指定人負責更新。
Q2：門市可以自己新增商品嗎？
原則上不開放。門市自建的品項不會有標準成本與正確的分類，會直接影響成本與報表。若確實有區域限定或門市自有的需求，做法是由總部建檔並標記為門市限定、開放該店銷售，而不是讓門市自己新增。
Q3：規格變更時舊資料要怎麼處理？
要保留舊規格的歷史，不要直接覆蓋。做法是規格帶生效日期，變更後新的交易用新規格換算，舊交易維持原換算。若直接覆蓋，過去的用量與庫存紀錄會全部被重算，歷史分析就不可信了。
若你想確認主檔目前散到什麼程度，可以挑五款商品比對三個通路上的名稱與規格。富啟科技可以協助盤點並設計標品庫與通路屬性的分層架構，歡迎與我們聯絡，取得客製化建置方案與報價。
電話 (02)2516-6100｜手機 0979-382-058｜LineID：@964dmmig
地址：台北市南京東路二段178號6樓
▍延伸閱讀
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