商場租約管理系統協助管理合約到期、續約與租金條件

商場租約管理系統，適合台灣購物中心、百貨商場、商業大樓裙樓、生活型商場與複合式商業空間使用。商場內租戶多、租期不同、租金條件不同，若租約資料散落在紙本合約、Excel表格或各部門資料夾中，後續查詢合約、確認費用、安排續約都會變得麻煩。

富啟科技商場租約管理系統，可協助商場建立完整租約資料庫，集中管理合約期限、租金條件、抽成比例、保證金、免租期、裝修期與續約狀態，讓租約管理不再只靠人工提醒。

系統核心功能

租約基本資料建檔

系統可記錄每份租約的租戶名稱、品牌名稱、櫃位位置、租期起訖、合約編號、經營業態、承租面積、租金方式與聯絡窗口。管理人員查詢租約時，可以依品牌、樓層、櫃位、到期日或合約狀態快速搜尋。

對大型商場來說，一份清楚的租約資料庫，是後續續約、退租、租金結算與品牌調整的基礎。

租金條件結構化保存

不同租戶可能有不同租金條件，有些是固定租金，有些是營業額抽成，也可能採用保底加抽成、分段提成或階層式提成。系統可將這些條件以結構化方式保存，而不是只附在合約PDF中。

當財務部門進行結算時，可以直接套用系統中的租金條件，不必逐份翻閱合約，也不需要人工判斷適用規則。

合約到期提醒

系統可設定租約到期提醒，例如提前180天、90天、60天或30天通知相關人員。招商團隊可以提早評估是否續約，營運團隊可以檢視租戶表現，財務部門也能確認是否有未結費用。

透過多階段提醒，商場不必等到合約快到期才臨時處理，也能預留時間安排續租談判或替補招商。

續約流程管理

當租戶進入續約階段，系統可記錄洽談進度、租金調整方案、品牌評估、內部審批與新合約簽訂狀態。每個步驟都有紀錄，管理層可以知道哪些租戶已確認續約，哪些還在談條件。

若租戶不續約，系統也能標記退租或招商替補狀態，讓後續鋪位管理更清楚。

租約變更紀錄

實際營運中，租約可能會因面積調整、櫃位移動、租金變更或活動合作而調整。系統可保存每次變更時間、變更內容、審批紀錄與適用日期，避免後續不同部門使用不同版本資料。

這對租金結算尤其重要，因為不同期間可能適用不同條件，系統保留紀錄後，查詢會更有依據。

租約與費用結算連動

租約中的租金方式、抽成比例、費用項目與結帳週期，可與結算模組連動。到結算期時，系統依租約條件產生租金、抽成、水電費、廣告費、促銷分攤等費用資料。

這樣租約不只是靜態文件，而是能直接支撐財務結算的資料來源。

文件與附件集中保存

紙本合約掃描檔、補充協議、品牌證照、保證金文件、裝修審核文件等，都可以作為附件保存在租約資料下。日後查詢時，不用在不同資料夾中找檔案，也能降低文件遺失風險。

商場租約管理系統的價值，在於讓租約從紙本文件變成可查詢、可提醒、可結算、可追蹤的管理資料。富啟科技協助台灣商場把租約資料與日常營運流程串接，讓續約、退租與租金條件管理更清楚。

對購物中心與百貨商場來說，日常管理往往牽涉招商、櫃位、租約、租金結算、營收統計、物業維修與會員經營等多個環節。若這些資料分散在不同表單或系統中，營運團隊很容易花費大量時間在整理與對帳上。透過智慧商場管理系統，可以協助商場把營運資料集中管理，讓租約、櫃位、業績與報表查詢更清楚。若您正在評估商場管理流程數位化，歡迎與我們聯繫，了解更適合的導入方案。