百貨樓管AI助理：租戶合約、檔期與管理規定查詢

租戶問合約條款、專櫃問檔期時程、工務問裝修規定，樓管每天在同一本手冊與不同版本合約之間切換。把這些查詢收進一個問答出口的，是百貨樓管AI助理。

一位樓管一天被打斷很多次，問題不難但瑣碎：合約裡的調櫃條件、這檔滿額贈的配合辦法、裝修動火的申請流程、週年慶的進場時間。資料其實都存在：合約檔案、歷年檔期手冊、管理規約與公告，但散在不同資料夾與信件裡；新人尤其痛苦，答案往往要問資深前輩，而前輩的時間就這樣被一段段撈走。

▍最高頻的三類查詢

富啟科技規劃的樓管AI助理，以文件知識庫為核心，每一題都附合約或規定的名稱、版次與段落，先處理三類最高頻的查詢。

1、租戶合約。條件、續約與調整相關條款直接引用，只在使用者的權限範圍內開放，他櫃資料不會出現在答案裡。

2、檔期資訊。各檔期時程、進場與撤場規定、配合事項與申請表單，年度手冊更新後，舊版標示失效，不會新舊並存。

3、管理規定。裝修、促銷、陳列、人員服儀與營業行為規範，查得到現行條文，不必再從去年的公告串裡翻找。

▍權限與解釋的界線

合約是敏感資料，權限跟著組織與職務走：樓管看得到自己樓層的合約與規定，超出授權的內容助理不會提供。引用條文可以作為說明依據，但個案能不能適用、條文如何解釋，仍由營運主管與法務認定；助理的角色是快速找到正確的那一條，不是替公司做出合約解釋。

▍從哪一批文件開始

不必等所有合約與歷史手冊都數位化才開始，較穩妥的順序是三件事：先收齊現行版本的合約範本、檔期手冊與管理規約，標上窗口與生效日；再把樓管每週被問最多的二十題建成第一批問答；最後才輪到歷史檔案與舊約。使用情境也很重要：樓管大多在樓面走動，用手機口語提問、答案附段落出處，比回辦公室開電腦找文件更符合實際工作型態。

文件治理要有人負責。每份合約與手冊掛上窗口與檢視日期，檔期手冊隨年度檔期更新，新版生效時舊版自動歸檔，需要追溯歷史時仍調得到。規定幾乎年年改，答案不會過時的前提是更新機制持續在動，不是知識庫一開始整理得多漂亮。

▍樓管AI助理常見問題

Q1：租戶可以自己上來查合約嗎？

這裡的定位是內部樓管工具，不建議直接對租戶開放合約查詢。若有對外服務的需求，可另設公開知識範圍，只放管理規定與檔期資訊，合約內容不進對外版本；兩個入口的權限必須分開設計。常見做法是對租戶只開放申請進度、檔期時程與一般規定，不含商業條件，合約相關仍由樓管窗口回答。

Q2：助理引用的合約答案算數嗎？

引用條文可作為對租戶說明的依據，但個案准駁仍由營運管理單位認定。遇到合約解釋有歧異或涉及權益調整，回到法務與管理部處理；助理讓樓管不必再背條文，但不承擔合約解釋的責任。實務上，回答會同時呈現條文原文與出處，遇到慣例爭議，仍須調出原始合約與往來紀錄認定。

Q3：百貨規定常改，答案不會過時嗎？

會不會過時，取決於更新機制有沒有在動，而不是知識庫一開始整理得多漂亮。富啟科技的做法是每份文件掛窗口與下次檢視日期，檔期手冊隨年度檔期更新，新版生效時舊版自動歸檔；樓管提問時只引用現行版本，作廢的舊辦法不會被當成現行規定。

找一位新進樓管，記錄他半天之內為了查規定開了幾個資料夾、問了幾位前輩；這條查詢路徑，就是助理最直接的功能範圍。

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