AI辦公助理平台的內部推廣：種子單位、試用回饋與上線節奏

好工具常壞在第一印象：一次全開、文件沒齊、答案出錯，同仁試兩次就回去問前輩。讓平台在公司裡長出使用習慣的，是AI辦公助理平台的內部推廣節奏。

平台推不動，常被歸因於同仁抗拒新工具，實際上多半是節奏問題。上線第一天就對全公司開放，等於讓最不熟文件的人，在支援最薄的時候，遇到最多查無資料；壞經驗在群組裡傳得比教育訓練快。另一種失敗是低調上線、不做推廣，一段時間後看使用紀錄，只剩種子單位還在用。推廣不是辦一場說明會，是設計試行、收回饋、修正、再擴大的節奏，讓每一批進來的人，遇到的都是準備好的知識庫。

▍推廣的三個階段

富啟科技協助導入時，會把內部推廣當成上線規劃的一部分，而不是上線後的行政事務。

1、種子單位先跑。第一個單位的選擇另有判準，一旦選定，這段期間要給最好的資源：固定窗口、快速回報通道、文件補寫優先順序，讓它真的成為示範。

2、試用回饋收三種東西。不是收滿意度問卷，而是收實際題目：哪些題答得好、哪些題答錯或引用舊版、哪些題查無資料；第三種最有價值，它就是知識庫的補件清單。

3、分批擴散。種子單位站穩後，屬性相近的單位第二批，其餘第三批；每一批開放前，先把上一批累積的缺口補齊，而不是照日曆決定開放時間。節奏的意義在於讓支援能量集中：每一批只面對一個單位的新問題，窗口不會被全公司同時灌爆，修正過的內容也會嘉惠下一批。

▍推廣時最容易忽略的三件事

一是名字與入口要一致。同一個助理在不同辦法裡有不同稱呼，同仁搜尋時就找不到；推廣文件、新人手冊、系統入口使用同一個名稱，並把平台放進新人報到流程，讓新人第一天就知道制度問題先問這裡。二是不要把使用紀錄當成考評材料。查詢紀錄只看題型與缺口，一旦同仁覺得問錯會被記錄，使用行為立刻轉入地下，平台反而失去觀測視窗。三是設好暫停機制：某個主題試行後發現文件短期補不起來，就先關閉該題、標明尚未開放，不要讓助理硬答，壞答案的代價高過沒有答案。信任，是推廣的基礎建設。

▍內部推廣常見問題

Q1：為什麼不建議一次對全公司開放？

因為知識庫的成熟度跟不上曝光速度。全開時若高頻題還查無資料、答案引用舊版，同仁會很快形成不准的印象，之後逆轉印象要花數倍力氣。分批開放讓每批使用者遇到的都是驗證過的內容，代價是慢一點，存活率高很多。

Q2：種子單位試用期間，最該看什麼指標？

看三張清單，不看好看的數字：答錯題、查無資料題、高頻問題。富啟科技會協助把回報題目分類，能立即修正的馬上處理，需要補文件的排進時程；試用成敗不是使用次數多寡，而是回饋有沒有被逐條關閉。

Q3：同仁反應冷淡、不來用怎麼辦？

先回頭查知識庫，不要急著加辦說明會。找幾位同仁實際操作，看他們的前五個問題在哪裡卡住：是找不到入口、問不到自己的題，還是答案不夠用。冷淡多半是內容問題、是料還不齊，不是態度問題；把高頻場景補到好用，使用自然會長出來。

看看種子單位這週的查無資料清單，有沒有人逐條認養、關閉；清單有人收，試用才有意義，否則收的只是意見，不是改變。

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