AI辦公助理平台合約重點：資料歸屬、匯出條款與到期交接

導入這類平台，公司交出來的是文件、單據與同仁每天的提問；合約若沒有寫清楚歸屬、匯出與交接，停止合作那天會發現資料帶不走。簽約前最該攤開來看的，是AI辦公助理平台合約裡的資料條款。

多數企業看合約時，先看功能與價格，資料條款放在最後。但AI平台與採購一套安裝版軟體不同：知識庫是一天天養出來的，文件版次、欄位擷取結果、同仁的問答紀錄、調校後的回答口徑，這些資產的價值往往超過授權費本身。合作順利時什麼都不是問題，一旦換廠商、終止合約或調整架構，資料算誰的、用什麼格式還、多久內刪，才會浮上檯面。本文談的是需求與營運面向的檢查清單，不是法律意見，個別條文仍請法務確認。

▍合約上一定要看的三組條款

富啟科技協助企業評估時，會建議把合約拆成三個問題逐條確認，而不是只看保密條款有沒有簽。

1、資料歸屬。公司上傳的文件、擷取的欄位、同仁的問答紀錄，所有權歸屬公司；廠商不得將其用於模型訓練、產品優化或提供其他客戶，這一條要白紙黑字，不能只靠口頭承諾。

2、匯出條款。寫清楚匯出格式、欄位是否完整、可否隨時申請、作業時程與窗口；檔案應是可獨立開啟的文件檔與表格檔，而不是只能在原平台打開的格式。最穩的做法，是在試行階段就實際匯出一次，當場確認檔案開不開得了、欄位缺不缺。

3、到期交接。合約終止後的返還期限、過渡期長短、原始文件與紀錄的刪除時程、刪除完成的確認方式，都要載明；交接不是簽約時的客套，是寫給合作結束那天的使用說明。

▍三種最常見的合約漏洞

實務上的爭議多半集中在三處。一是可用於改善服務這類概括授權，字面上很無辜，實際上可能涵蓋把公司問答拿來訓練模型，必須逐字檢視、必要時刪除。二是匯出只承諾協助匯出，沒有格式與時程，到期作業時間都由對方決定。三是合約寫了返還卻沒寫刪除，資料交還後副本還留在備份環境。合約談判的籌碼在簽字之前，簽字後再補，只能看對方配合度。

▍平台合約與資料條款常見問題

Q1：同仁的問答紀錄，也算公司的資料嗎？

應該算。問答紀錄暴露了公司營運關切的主題、內部流程與部分業務內容，屬於營運資料；合約應載明歸屬公司、不做訓練用途，並納入到期匯出與刪除範圍。員工個資的保留與告知，另依公司個資管理規定處理。

Q2：要怎麼在簽約前確認資料真的匯得出來？

在試行或驗收階段安排一次實際匯出。富啟科技建議把匯出欄位清單、檔案格式與時程寫進合約附件，並以匯出檔能獨立開啟、欄位齊全作為驗收項目；與其事後爭執條文解釋，不如簽字前用一次匯出當見證。

Q3：合約到期後，廠商那邊的資料真的會刪除嗎？

取決於合約怎麼寫。條款應包含刪除期限、是否涵蓋備份環境、刪除完成的確認文件；若所屬產業有資安查核要求，也可約定保留必要軌跡、其餘全數刪除。到期自動處理這種沒有時程與憑證的說法，不建議接受。

把廠商提供的合約翻到終止與返還那一節，看能不能當場回答三個問題：資料是誰的、用什麼格式匯出、多久內刪完；三題有任何一題要打電話問，條款就還不夠明確。

想在簽約前把資料條款看清楚，歡迎聯繫富啟科技，由顧問提供合約需求檢視清單，以及AI辦公助理平台的建置方案與報價。