採購AI助理：詢價比價紀錄與供應商報價歷史

各家供應商的報價單彙在同一處，用問的調出同物料的歷史價格與漲跌軌跡，每一筆都連回原始單據。把詢價比價從個人的記憶變成公司的紀錄，靠的是採購AI助理。

採購議價的底氣，往往不在當下那三張報價單，而在過去的價格紀錄。問題是這些紀錄很少真的留好：供應商用郵件報價，同時間用通訊軟體補一句，舊單存在資深採購的電腦裡。人員一離職，過去多年的價格起伏跟著離開，新人只能重新打聽。當次比價人人會做，留下來的歷史曲線，才是別人帶不走的壁壘。遇到原料波動或匯率變化，供應商通知漲價時，有歷史的採購能立刻判斷這次幅度合不合理；新人手上沒有曲線，只能接受或慢慢試。

▍比價紀錄留下來之後能做什麼

富啟科技的採購AI助理，著眼的是報價單留下來之後的價值，而不是取代採購與供應商周旋。

1、報價單集中建檔。供應商透過郵件傳來的PDF與Excel報價單匯入後，助理擷取供應商、物料、幣別、價格與有效期，欄位由採購覆核確認，每一筆都連回原始單據。

2、用問的查歷史。直接問某物料過去一年各家報價，助理把不同供應商、不同時間的價格並列出來，附上單據日期，不用再翻遍信件匣。

3、看曲線而不是看一頁。同一物料的報價走勢集中呈現，這一波漲價是跟著市場走，還是只有特定廠商調整，憑曲線判斷，心裡有底；搭配當時的議價備註與採購條件，數字背後的脈絡也留得住。

4、紀錄留在公司。人員交接時，報價歷史與議價過程文件留在知識庫，接手者先問助理再找供應商，不必從零開始。

▍助理管資料，議價與決策在人

幾條界線要先說清楚。助理不自行發送詢價單、不替採購跟廠商議價，更不會自動下單；它能呈現有效期，但接不接受過期報價、要不要重新詢價，由採購判斷。報價單格式各異，擷取結果必須人工覆核稅別與條件，否則錯的欄位比沒有資料更危險。若要進一步對到ERP裡的實際進貨價，屬系統介接的評估範圍，不在文件查詢的預設能力內。也不建議把它當成汰換老採購的理由，最好的用法，是讓新人帶著資料上談判桌，資深採購的經驗繼續決定怎麼談。

▍詢價比價紀錄常見問題

Q1：採購AI助理讀得懂各家不同格式的報價單嗎？

常見格式可以擷取，但要人工覆核。助理從PDF、Excel或郵件附件中辨識供應商、料號、價格、幣別與有效期，再由採購確認欄位正確；手寫或排版特殊的單據擷取率較低，這類仍以人工建檔為準，來源單據都會保留。建置初期可從常用物料與主要供應商開始，再逐步擴大範圍。

Q2：它會直接幫我跟供應商議價嗎？

不會。助理提供歷史價格與條件資料作為談判依據，議價節奏、付款條件與最終選擇都在採購身上；它可以協助整理比價表草稿，但不會自行連絡廠商或承諾數量；通知時間、有效期與附加條件，助理會誠實列出，但不替使用者做選擇。把判斷留在人，是採購紀錄工具的基本分際。

Q3：採購AI助理能看到ERP的進貨價嗎？

預設查詢範圍是已建檔的報價單與採購文件。富啟科技可在導入評估時確認ERP有沒有資料出口，再決定是否介接進貨價欄位；在介接完成前，助理回答會標明資料來自報價單，不會把兩種來源混為一談。

抽查一項今年漲過價的物料，看能不能在十分鐘內調出過去一年各家報價與出處；調得出來，比價紀錄才算是公司的資產。

歷史報價怎麼留、欄位怎麼核，歡迎找富啟科技聊聊，由顧問評估資料狀況，並提供採購AI助理的建置方案與報價。