連鎖餐飲商品主檔管理：品項建一次，POS外送庫存共用

連鎖餐飲商品主檔管理的核心原則只有一條：一個品項只建一次，POS、外送、庫存三個地方共用同一份資料。聽起來是基本功，實際上很多連鎖品牌的品項建了三遍：POS建一次、外送平台後台再建一次、庫存系統的用料對應又建一次。建三次的代價，不只是三倍工時，是三份資料遲早長得不一樣。主檔管理的本質，是讓品項只有一個源頭，其他地方都是它的分身。

▍一品多檔的代價，比想像中大

品項建三份，問題會一個一個冒出來：POS改了價，外送平台忘了改，顧客在兩個地方看到兩個價；新品上市，POS有了，外送平台晚三天才建好，白白錯過檔期；庫存系統的品名跟POS對不上，賣出的品項扣不到正確的原料。每一份主檔都是一個需要維護的負擔，也是一個可能出錯的缺口。

▍主檔共用的五個功能設計

品項建一次、三處共用，功能上要具備五件事：

1、品項集中建檔：品名、分類、價格、圖片在主檔建一次，各系統從主檔取資料，不各自建立。

2、POS自動同步：主檔異動後，全部门市的POS品項與價格同步更新，不用逐店設定。

3、外送菜單連動：外送平台的菜單從主檔產生，品項上下架、價格調整一次完成，foodpanda與Uber Eats兩邊一致。

4、庫存原料對應：每個品項對應的用料在主檔層設定，銷售直接連動原料扣減，帳不用事後補對。

5、價格分通路設定：同一品項在門市與外送平台可以設定不同價格，規則建在主檔，不用各平台後台分別改。

▍主檔是地基，不是行政作業

主檔管理常被當成建檔人員的日常作業，其實它是連鎖營運的地基：行銷要推新品、採購要算成本、財務要看毛利，全部建立在同一份品項資料上。地基歪一吋，上面的樓層歪一尺。富啟科技的餐飲商品主檔管理，品項、價格、用料對應集中維護，POS、外送與庫存從同一個源頭取資料，改一處、三處同步。

▍給總部商品管理的兩個檢查動作

一是定期對三處的品項數：POS、外送、庫存的品項數量理論上該一致，不一致就代表有人在主檔之外各自建檔。二是新品上架計時：從品項建檔到全通路上架要多久，時間越長，代表流程裡的人工環節越多。

▍常見問題

Q1：外送平台的價格跟門市不同，主檔怎麼管？

用分通路定價。主檔裡同一個品項可以設門市價與外送價，外送價通常要反映平台抽成與包材成本。重點是兩個價格都從主檔發出，不是外送平台後台單獨改，這樣調價時才不會顧此失彼。

Q2：季節限定或短期品項，也要建進主檔嗎？

要，而且更該建。短期品項最容易被跳過主檔直接建在POS，結果是外送平台漏建、庫存對應沒設、下架後殘留資料。正確做法是進主檔、設效期式的上下架日期，時間到自動從各通路下架，不留尾巴。

Q3：主檔的修改權限要放給門市嗎？

不建議。主檔是連鎖一致性的源頭，門市端開放修改，品項資料很快就會長出分店版本。常見做法是主檔歸總部維護，門市只有建議權：發現錯誤或想新增品項，走申請流程由總部確認後修改，全店一起生效。

主檔管得好不好，數一下品項建了幾次就知道。若您想確認POS、外送與庫存的主檔怎麼共用、以及分通路定價怎麼設定，富啟科技提供免費現場勘查，並取得客製化建置方案與報價。