連鎖餐飲還在用Excel管庫存？多店之後會遇到的三件事
連鎖餐飲用Excel管庫存，一家店的時候沒有問題，三家店開始勉強，十家店之後一定出事——而且出的事永遠是那三件：檔案互蓋、數字落後、人走表亡。Excel沒有變，變的是店數：多店之後，「一張表」要管的東西，已經超過一張表能承受的。
Excel管庫存，管的是「一張表」——一個時間點、一個編輯者、一個版本；多店的庫存管理要管的是「一個流」——貨同時在幾十個地方進出，每一筆都有時間與經手人。表和流的差距，就是三件事的根源。
▍第一件事：檔案互蓋
兩個人同時打開同一個檔案，後存的蓋掉先存的——被蓋掉的那筆進貨，帳上就消失了，而且沒有人知道它曾經存在。各店自己維護一份，格式各自演化：這家店加一欄、那家店改公式，月底彙總光是對格式就對半天。Excel沒有「同時」這個概念，但多店的庫存，每一秒都在同時發生——工具與場景的錯配，從第二家店開始就註定了。
▍第二件事：數字落後
Excel裡的庫存，是「上次更新時的數」——今天賣掉多少、進了多少，要等人下班輸入完才知道。更關鍵的是，表上的結存量看不出可用量：已訂未到的算不算？別家店已答應要撥走的算不算？一個數字承載不了這些狀態。用昨天的數字做今天的叫貨決定，缺貨與積壓，是同一件衣服的正反面。
▍第三件事：人走表亡
表格的公式、慣例、縮寫，都存在做表那個人的腦袋裡——他一離職，表還在，但沒人看得懂。交接清單救不了：真正的知識是「為什麼這裡要這樣算」，這種東西寫不進交接文件。系統與Excel最大的差別不在功能，在於規則存在系統裡、不依存於任何一個人——人會流動，制度不該跟著流動。
▍從Excel畢業之後的基本配備
富啟科技的庫存管理系統，補上的正是Excel做不到的基本動作：
1、多人同時作業：各店同時開單，資料不互蓋
2、即時更新：進銷異動即時反映，不等下班輸入
3、狀態分層：在庫、在途、已訂未到，各自獨立呈現
4、單據留痕：每筆變動有單據、有時間、有經手人
5、規則集中：公式與口徑由總部統一，不依賴個人
6、權限分層：門市開單、總部審核、報表彙總，各管各的
7、多店彙總：各店庫存一表呈現，不再逐一收檔案
最典型的結局，是庫存表存在店長的個人電腦裡，人走了，表也跟著走——新來的店長從零做一張新的，上個月的帳，從此沒人說得清。
▍常見問題
Q1：Excel用得好好的，為什麼要換？
Excel在單店是好工具，問題從第二家店開始：資料要合併、狀態要同步、權責要分層——這三件事都不是Excel的設計目的。不是Excel不好，是場景變了。
Q2：導入系統，門市不會用怎麼辦？
門市要學的只有開單與查詢兩個動作，比維護Excel的公式簡單。真正改變的是習慣：從「自己記」變成「照流程走」——前兩週最痛，過了就回不去。
Q3：可以Excel跟系統並用嗎？
過渡期可以，但要分清楚：系統是帳的唯一來源，Excel只做分析輔助。兩邊都當帳，最後一定對不起來——而且你永遠不知道該信哪一邊。
該不該換掉Excel，不看店數，看一個問題：今天任何一筆庫存異動，你能不能說出是誰、在什麼時候、憑哪張單做的。
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