專櫃禮盒預購怎麼管？訂金、到貨與取貨沖銷的做法

年節前一個月，專櫃開始接禮盒預購：客人先付訂金、約定取貨日，貨到了通知取貨、結清尾款。專櫃禮盒預購聽起來只是「先收錢、後交貨」，真正管起來，是三個時間點的帳：收訂金那天、到貨那天、取貨那天。任何一天的帳沒記好，檔期結束就是一堆對不出來的訂金。

預購的本質，是把一筆交易拆成兩半：訂金先成立半筆，取貨沖銷才完成整筆。一般銷售一手交錢一手交貨、當日結清；預購則會在帳上掛著一個「已收錢、未交貨」的狀態，一掛可能就是兩三週。這段期間的帳怎麼掛、怎麼結，就是預購管理的全部。

▍收訂金：錢先進來，帳要掛得住

每一筆預購單，至少要有三組資料：客人是誰、預購什麼品項多少數量、約定哪天取貨。三組資料少一組，後面不是找不到人，就是不知道該留什麼貨。

訂金入帳時要認清一個性質：它是預收款，還不是營業額。貨沒有交出去之前，這筆錢在帳上的意思，是「欠客人一份貨」。檔期中把訂金當業績看，是預購帳務最常見的幻覺。

單據上，客人拿一聯當取貨憑證，櫃位留一聯，兩邊編號對得起來。聽起來基本，但檔期一忙、單子一多，出事的永遠是基本功。

▍到貨與取貨：沖銷完成，交易才算數

貨到了，第一件事是按預購單逐筆通知客人，同時把這些貨從可賣庫存裡扣起來——它們已經名花有主，只是還沒出門。不先扣，店員順手賣掉，取貨日就要上演道歉戲碼。

客人取貨、付清尾款，預購單沖銷，這一天才真正認列銷售。整個預購流程裡，只有沖銷這個動作讓交易變成業績，其他動作都是在為它鋪路。

這一段的風險都來自時間差：到貨後遲遲不通知，貨卡在櫃位占空間；通知了客人不來取，帳上一直掛著。兩種情況都要有人追，追的工具就是那張預購單清單。

▍跨月與逾期：檔期結束的帳務收尾

年節檔期經常跨月：訂金十二月收、取貨一月才完成。營業額要認在取貨沖銷的那個月，兩個月的帳才對得起來；十二月先把訂金全算進業績，一月的帳就憑空塌一塊。

約定日過了沒來取的逾期單，要逐筆追蹤結清，不能掛到檔期結束。檔期最後一天，帳上要做到一件事：已收訂金總額，等於已沖銷加上未取貨餘額——對得起來，這個檔期才算真的收完。

富啟科技的系統支援預購與訂金沖銷，預購單有訂金收取、到貨通知、取貨沖銷三個狀態，每一筆預購走到哪一步，帳上都看得見。檔期結束時，把未沖銷的單子拉出來，就是一張現成的追蹤清單。

▍小結

預購管得好不好，檔期結束那天最清楚：帳上每一筆訂金，不是已經沖銷變成業績，就是明明白白掛著等處理。怕的是兩者之間的灰色地帶——錢收了、單子找不到了、貨不知道給了沒。

▍常見問題

Q1：預購訂金該收多少？

看品項的不確定性。現貨充足的常規禮盒，訂金只是留貨的誠意，收低一點無妨；需要特別排產或客製的品項，訂金至少要蓋過你被取消時的成本。不過，訂金比例與取消規則，要在預購活動開跑前就定好並告知，不要等到客人要取消了才逐案協調。

Q2：客人取貨時想換品項或退訂，怎麼處理？

換品項比退訂好談：有現貨就換，差額多退少補，預購單照樣沖銷結案。退訂則回到活動規則，開跑前怎麼約，就怎麼處理。唯一要留意的，是無論換或退，原單都要結案，不能原單繼續掛著又另開新單，帳會重複。

Q3：預購逾期沒取貨的單子，要怎麼收尾？

逾期單要處理的是「結清」，不是「掛著」。客人還要的貨，重新約定取貨日；不要的，訂金依雙方事先的約定處理、單據結案。最怕的是逾期單留在系統裡沒人動，帳上掛著一筆已收的訂金，庫存扣著一件不會有人來拿的貨。這裡有個前提：訂金退不退、怎麼退，要在預購活動開跑前就寫進活動規則，不能等逾期發生了才逐案協調。

預購管的其實是三個日子的錢與貨：收訂金那天、到貨那天、取貨那天。三個日子都有單據、有狀態，檔期結束後帳上才不會留下一筆筆對不出來的訂金。

您的專櫃如果正在評估預購與訂金沖銷的做法，富啟科技可以協助把流程盤點一遍。