掃描檔、照片、Excel都能進AI知識庫嗎？匯入前的檔案整理

掃描檔、照片、Excel能不能進AI知識庫，答案是都能，但「能匯入」跟「匯進去有用」是兩件事。這三種檔案的毛病完全不同，匯入前的整理也各有各的做法。

富啟科技最常被問的就是「不是都能辨識了嗎」。能辨識的是字，辨識完之後那份資料問不問得到、答案對不對，是另一回事。

▍掃描檔：問題在辨識率跟漏頁

掃描檔本質上是一張圖，系統要先透過文字辨識把圖變成文字，之後才能被查詢。掃得清楚的合約、報告，辨識率通常很高，問題不大。

真正麻煩的是三種：手寫批註、蓋章壓住的文字、斜拍或局部模糊的頁面。辨識出來可能是錯字，也可能直接跳成空白。最危險的是錯字看起來像正常的字，例如金額裡的0跟8，系統引用了一個錯誤數字，沒人知道。

匯入前要做的是抽檢。每一批掃描檔隨機翻十幾頁，看辨識結果跟原圖對不對得上；合約的金額、日期這類關鍵欄位要全看，不能用抽的。另外確認頁數完整，少一頁的掃描檔，系統會把前後兩頁當成連續的內容。

▍照片：最自由，也最不可靠

手機拍的白板、現貨照片、設備機台貼的型號標籤，這類照片進知識庫的需求很真實，外勤跟維修單位尤其依賴。

但照片沒有內文結構，系統能讀到的只有畫面裡的字，其餘脈絡全都要靠人補。一張白板照片拍了一堆箭頭跟代號，過三個月當事人自己都看不太懂，更何況是系統。

這類檔案匯入前一定要補三件資料：這是什麼、在什麼地點或場合拍的、拍完的結論是什麼。三句話就夠，存成照片的描述欄位。有結論最重要，因為白板上討論的選項可能有三個，最後選了哪個不會留在照片裡。

▍Excel：字都認得，結構會害死答案

Excel是三種裡面最弔詭的：每個字都清清楚楚，卻最容易答錯。原因是表格的意義藏在結構裡。同一張表，合併儲存格、跨頁籤的公式、用顏色標記的狀態，這些規則人看得懂，文字化之後全部遺失。

舉個最常見的例子：某個產品的價格在第三欄，但同一欄在不同列分別放的是報價、成交價、促銷價，列首又因為合併儲存格而沒有重複標示。系統擷取到一個數字，根本不知道它是哪一種價格。

匯入前的整理原則是一表一主題、第一列就是欄位名稱、不要合併儲存格、一筆資料一列。需要保留公式邏輯的預算表，不適合直接進知識庫，比較適合的方式是把它轉成一份說明文件，描述規則而不是丟表格本體。

▍整理的順序跟省力做法

不用全部整理完才匯入，那一天不會到。實際的做法是按被查詢的機率排：最常被問的那幾類先整理，其餘的原樣匯入但標上「未經整理」，回答時讓系統註明來源檔案的狀態，使用者自己決定信到什麼程度。

另外善用批次處理。同一家客戶的合約版型固定，辨識規則設定一次可重複用；同類表單欄位固定，可以用範本對應。最花時間的永遠是格式都不一樣的散檔，那些留到最後，或乾脆只留檔案不做文字辨識。

▍小結

掃描檔顧辨識率與漏頁，照片顧脈絡跟結論，Excel顧結構跟欄位。三種檔案各自過一輪最基本的整理，知識庫的回答才站得住。直接全選匯入的結果，是存得很完整、問起來不能用。

▍AI知識庫檔案匯入常見問題

Q1：舊合約掃描檔畫質不好，匯入AI知識庫後還查得到內容嗎？

要看畫質程度。文字清楚的頁面辨識後查得到；手寫批註、蓋章覆蓋、模糊的頁面可能辨識成錯字或空白，而且錯字不會被特別標出，風險比完全讀不到更高。建議匯入前對金額、日期這類關鍵欄位逐份檢查，一般條款用抽檢。實在無法辨識的頁面就保留圖檔標示未完成辨識，不要讓系統拿猜測的文字當依據。

Q2：Excel報表有很多公式跟合併儲存格，適合直接放進知識庫嗎？

不建議直接放。表格的意義依賴結構，合併儲存格跟公式邏輯在文字化之後會遺失，系統可能抓到數字卻不知道它代表報價還是成交價。比較好的做法是把規則寫成說明文件放進知識庫，例如計價邏輯跟欄位定義；需要查詢明確數值的話，則保留結構乾淨的版本，做到一筆一列、欄位名稱完整。

Q3：手機拍的白板跟現場照片，要怎麼整理才能進知識庫？

照片本身能讀到的只有畫面中的文字，討論脈絡要另外補。富啟科技建議在匯入時補三項描述：這是什麼、拍攝的地點或場合、最後的結論。特別是結論，白板上常列了好幾個討論選項，最後選哪個不會留在畫面裡。外勤情境可以做成固定表單，拍完照直接填三個欄位，事後不必補回想。

Q4：檔案量非常大，一定要全部整理完才能匯入嗎？

不用，按查詢機率分批比較實際。最常被問的文件類型先做完整整理，其餘原樣匯入但標記未經整理，系統回答時呈現來源檔案的狀態，由使用者判斷可信程度。要避免的是全部不整理就匯入，因為前幾次查詢踩到不可靠的答案，同仁對知識庫的信任會直接掉光，後面再救回來很費力。

檔案能不能用，不看匯得進去與否，看的是匯入前有沒有人替它補上結構跟脈絡。若您想確認自家掃描檔跟表單哪些值得先整理、哪些可以先擺著，歡迎跟我們聊聊。

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