AI辦公助理的知識庫權限怎麼開？查到不該看的資料才是大問題

AI辦公助理的知識庫權限怎麼開，順序跟多數人想的相反：不是先把資料放進去再設誰能看，是先把權限分好，資料才放得進去。順序一顛倒，事後補漏洞通常補不乾淨。

富啟科技規劃知識庫時會先講一句不怎麼好聽的實話：同事查到不該看的資料，比查不到資料嚴重得多。查不到，他會再問一次；查到不該看的，信任一次就崩了。

▍為什麼同一份資料夾，過去沒事現在出事

共用磁碟用了十年都沒事，不代表權限設得好，只是過去的取用方式夠被動。員工要自己一層一層點進資料夾、自己猜檔名，找不到就算了，多數人不會刻意去翻不屬於自己的東西。

問答式的知識庫把這件事翻過來。人只要開口問，主動把答案送到眼前，而且它找東西的能力比人強得多——檔名不相關也找得到、埋在第十層資料夾也找得到。過去那些「其實設太寬但沒人去看」的資料夾，等於被它一個一個翻出來。

所以匯入文件之前，權限要先重新檢視一遍，不能把共用磁碟當年的設定直接繼承。

▍開權限的順序：預設看不到，再逐一放行

最穩的做法是採取預設拒絕：所有文件一進來先只有管理員看得到，再依部門、職務群組逐一開放。這跟多數公司的直覺相反，大家習慣先全開、事後再鎖，但事後鎖一定有遺漏，因為鎖的人要記得每一份敏感文件在哪。

群組部分要特別注意，權限設在職務群組上，不要設在個人身上。設在個人身上，當事人調職或離職時沒人記得回收，三個月下來就會出現調到別部門的人還看得到舊單位文件。人員異動只要調整群組成員，權限一次到位。

還有一個底層原則：AI助理看到的範圍，不能超過使用者本人在原系統看到的範圍。帶著使用者的身分去查，這個人在共用磁碟打不開的檔案，問助理也問不出來。找不到的東西就回答找不到，不能因為「反正都是內部資料」就放寬，那道縫一旦開了，分權就沒意義了。

▍知識庫權限的核心功能

身分帶入查詢會在每次提問時驗證使用者身分，只在他有權存取的文件範圍內檢索。這道機制在查詢當下生效，不是先把答案找出來再判斷要不要給，後者存在輸出層過濾被繞過的風險。

文件分級標註支援在匯入時標上敏感層級，例如一般、內部、機密。分級跟群組權限是兩道獨立的關卡，即使群組設錯，機密文件仍有第二道檢查。

欄位級遮蔽處理的是同一張表不同人看不同欄位的情況。業務看得到客戶名單看不到報價成本，主管兩者都看得到，不必為了同一批資料維護兩個版本。

例外申請流程讓臨時需要調閱敏感文件的狀況有正規管道，線上申請、主管核准、設定到期時間，時間到了權限自動收回。臨時開權限最怕的就是開了沒人關。

權限測試報告可以模擬不同群組的身分提問，把每個群組問同一題時實際命中的文件列出來，上線前看這張報告比看設定畫面可靠。

▍上線前的測試別省

設定完成之後，找三個不同身分的真人帳號——一般員工、部門主管、人資或財務，拿同一組問題去問，例如「某客戶的合約內容」「今年薪資調整的規定」。三組答案的範圍應該明顯不同。

這道測試很多公司省略，因為看後台設定覺得「都設好了」。但設定跟實際命中是兩回事，群組繼承、上層資料夾權限、匯入時的預設值，任何一環出錯，畫面上看不出來，要問了才知道。

▍小結

知識庫權限開得好不好，跟功能多強無關，看的是預設值設在哪一邊。預設看不到、用群組管理、帶著身分查詢、上線前真人測一輪，四件事做齊，同事查到不該看資料的機率就壓得下來。

▍AI辦公助理的知識庫權限常見問題

Q1：AI辦公助理的知識庫權限要怎麼設，才不會讓同事查到不該看的資料？

核心做法是查詢時帶入使用者身分，讓AI只在他本來就有權存取的範圍內找資料，找不到就回答找不到。配套要做三件事：權限設在職務群組而非個人、敏感文件在匯入時先分級、上線前用不同身分的帳號實際測試同一組問題。要留意的是設定畫面正確不代表實際命中正確，群組繼承跟資料夾預設值都可能造成漏洞。

Q2：共用磁碟時代留下來的資料夾權限，可以直接沿用給AI知識庫嗎？

不建議直接沿用，最好重新檢視。富啟科技導入知識庫前會先協助檢查現有資料夾的實際存取範圍，常見狀況是資料夾設成全公司可讀，只是過去沒人主動去翻。問答式檢索會把這類被動過寬的權限變成主動暴露，所以歷史資料夾建議採預設拒絕再逐一放行。新建立的文件則可以直接按新規則走。

Q3：主管跟一般員工需要看同一份文件的不同部分，權限要怎麼開？

這種情況用欄位級遮蔽，不必建立兩份文件。舉例來說同一張客戶資料表，業務看到客戶名稱與聯絡窗口，看不到成本欄位；主管則兩者都看得到。要注意的是遮蔽要在回應生成之前完成，若先把完整內容取出再從答案裡刪除，仍有殘留風險。文件本身完全不該被某個群組看到的狀況，則歸類為文件級權限，不要混用遮蔽處理。

Q4：知識庫上線後，多久要檢查一次權限設定？

建議分兩種頻率。人員異動當下就要調整，這是事件驅動，不能等定期檢查；整體權限則每季做一次總檢視，重點看調職未回收、臨時權限過期未關、群組成員異常這三類。前提是權限設在群組上，如果大量設在個人身上，每季檢查的工會大到做不下去，最後淪為形式。

知識庫權限會不會出事，看的不是規定寫得多嚴，是預設值給的是看不到還是看得到。若您想確認現有共用資料夾哪些屬於歷史寬鬆設定、文件分級該切幾層，歡迎跟我們聊聊實際狀況。

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