百貨換系統會不會資料不見：合約、廠商資料與舊帳的搬遷清點

百貨換系統，「會不會資料不見」是被問到的第一個問題，也是最容易被新廠商一句「資料會協助匯入」輕輕帶過的問題。合約、廠商資料、舊帳、押金紀錄——這些東西只要在轉換過程中缺了一塊，月結那天就會發現，而且是對著租戶發現。

先說結論：資料不會因為換系統而自動消失。真正會掉資料的是三個時刻：舊廠商不給完整匯出、清點時沒人知道某份資料存在、格式對不上而在匯入時被靜靜丟棄。搬家前的清點，防的就是後面兩個。

▍先分三類：全量搬的、搬摘要的、不用搬的

1、全量搬遷：租戶與廠商主檔、所有有效合約（含附約與歷次變更）、櫃位清單、水電表對應與最新底度、押金保證金餘額、應收未收與預收款。共同特徵是它們現在還在作用，缺了就會影響下一張帳單。

2、搬摘要即可：歷史帳務、已結案的報修、早期招商紀錄。搬近年的彙總或明細，更早的留在舊系統查。

3、不用搬：舊系統的參數設定、表單編號規則、已經失效的歷史分類。搬過去只會汙染新系統的主檔。

▍合約最容易掉的不是主約，是附約

主約的紙本或掃描檔多半留著，掉的是後來換約的備忘、調整租金的訊息共識、加簽的特殊條款。清點時對每一張有效合約問一句：「這張合約從簽到現在改過幾次？」每次改動都要找得到依據。合約版本沒搬齊，新系統抓租金時只看得到最新條件，舊帳期就再也對不回來。

▍舊帳要搬的是「餘額」，不是整套歷史

正在進行中的東西要完整：未結應收、預收款、押金。已關帳的歷史月份通常不必進新系統，但要確認舊系統保留查詢管道。最怕的做法是把十年明細全灌進去，新系統上線第一天就繼承了十年來改名過無數次的分類。

▍搬完之後：對總額、抽明細、查表號

資料匯入新系統後落在什麼結構，富啟科技的做法是以租戶、合約、櫃位三個主檔為核心，水電表對應、設備檔案與押金條件各自掛在對應的櫃位與租戶上，招商端的廠商檔案與洽談紀錄則是另一條獨立的線。清點照這個結構整理，匯入後的核對也照同一個結構走。

驗證分三層。總額面：租戶數、有效合約件數、押金總額、應收總額，新舊各跑一次對數字。明細面：各類合約抽幾家，對完整條件。表號面：水電表與櫃位的對應是一張一張人工建起來的，這一項要全量對，不能抽樣。

大部分專案把八成力氣花在認識新系統，只留兩成收拾舊資料。但上線第一個月讓人失眠的，通常不是新功能不會用，是某張合約當初根本沒有搬進來。

▍小結

資料搬遷的成敗在清點，不在技術。三類資料分清楚、合約版本找齊、未結餘額逐項對、水電表全量核對，資料就不會「不見」——它只會留在沒人檢查的角落。還有一個動作值得現在就做：合約還在手上時，先向舊廠商要一份完整匯出檔，實際打開看欄位夠不夠，這個時點的談判籌碼最多。

▍百貨換系統資料搬遷常見問題

Q1：百貨換系統，舊資料真的會遺失嗎？

換系統本身不會讓資料遺失，遺失幾乎都發生在匯出與清點環節：要不到完整匯出、沒人盤到附件、或格式不相容在匯入時被跳過。最有效的預防是在舊約存續期間就實際匯出一次並打開檢查，確認欄位與編碼可讀，而不是只聽廠商口頭保證「資料都在」。

Q2：換系統時哪些資料最容易被漏掉？

常見五項：合約附約與變更紀錄、押金與保證金、水電表進場底度、報修與設備的歷史履歷、舊系統裡的自訂報表與附件檔。共同點是它們多半不在主檔畫面上，而是「另外存的東西」。例外是照片與掃描檔，若散在個人的電腦與通訊軟體裡，清點時要另外指定人統一收回。

Q3：舊系統的資料要全部匯入新系統嗎？

不需要，也不建議。以富啟科技的系統來說，匯入主體是租戶、合約、櫃位與未結餘額，歷史帳務搬近年資料即可，更早的帳務靠舊系統唯讀查詢或匯出檔歸檔。好處是新系統主檔一上線就是乾淨的，不會繼承歷次改名的分類；壞處幾乎沒有，因為超過兩年的歷史明細被查閱的頻率非常低。

換系統的第一步通常不是評估新廠商，而是回頭把舊系統的資料清點一遍。清點單開得出來，後面的搬遷才有東西可以驗收。

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