AI辦公助理專案歸檔：信件、報價、會議紀錄收成一案

AI辦公助理專案歸檔難的地方不在分類，在判斷這封信到底屬於哪個案子。同一個客戶同時有三個案子在跑，信件主旨長得都差不多。

富啟科技碰到這類需求時會先問一個問題：貴司的案號是什麼時候產生的。答案通常決定了歸檔能不能做起來。

▍案號要在詢價階段就給，不是等成案

多數公司的習慣是報價通過、確定接單了才開案號。這個習慣很自然，但它讓歸檔從一開始就漏掉最重要的一段。

因為前期那些往來才是後來最需要查的。客戶當初提的需求是什麼、為什麼報這個價、哪些規格是後來加的、當時有沒有講過不含安裝。這些全都發生在成案之前。

等到成案才開案號，前面兩個月的信件跟報價就散在各人信箱裡。之後遇到爭議，只能靠當事人翻自己的信箱，而那個人可能已經離職。

所以做法要改成詢價就開案號，後續沒成案的就標為未成案結案。開案號的成本很低，補不回來的成本很高。

▍三種東西的歸檔難度完全不同

信件最多但最好處理。它有寄件人、收件人、時間、主旨，資訊夠系統做判斷。做法是靠主旨帶案號，或者建立客戶與案件的對應規則，讓系統先猜再由人確認。

報價次之。報價本身通常是系統產生的，帶案號沒問題，麻煩的是報價的中間版本——業務改了三次才發出去的那幾版，還有口頭談過但沒發正式報價的價格。後者最容易在事後對不上。

會議紀錄最容易掉，原因很特別：它不是「收到的」，是「產生的」。沒有寄件人、沒有系統來源、沒有任何自動觸發的時機。全靠有人在會後想起來要寫、要存。

這一項的解法只能是在會議結束的當下落地。行事曆上的會議結束後直接推送提示、提供固定欄位讓人十分鐘內填完、填完自動掛進對應案號。拖過當天就大概不會有了。

▍歸檔完成的驗收標準

「文件齊不齊」這個標準不太好用，因為沒人說得清多少才算齊。

換一個更實際的：找一位沒參與過這個案子的同事，讓他只看系統裡這一案的資料，然後回答幾個問題——這個案子現在到哪一步、客戶最在意的是什麼、報價的計算基礎是什麼、有哪些事情答應過對方。

答得出來，歸檔就算合格。答不出來，缺的那幾項就是要補的方向。這個測法比清單好用的地方在於它是站在使用者立場，而不是站在整理者立場。

▍功能怎麼落

案號自動帶入，從詢價階段就產生，後續所有文件、信件、報價、會議紀錄都掛在同一個案號下。

信件自動歸入依客戶、往來對象、主旨關鍵字判斷所屬案件，判斷不了的列入待確認由承辦人指定，不會靜靜歸錯。

時序軸呈現把一個案子的所有往來按時間排成一條線，看得出來哪一天發生了什麼、間隔多久沒有動作。

會議紀錄提示在行事曆會議結束後推送，附固定欄位範本，填完直接掛進案號。

報價版本保留每一次修改與發出的紀錄，包含未發出的內部版本，並標明最後實際送出的是哪一版。

承諾事項單獨列出，把往來過程中答應過對方的條件抓出來集中顯示，避免散在信件裡沒人記得。

交接包匯出可以把一個案子的完整資料匯成一份，人員異動或客戶要求提供往來紀錄時直接用。

▍小結

專案歸檔的成敗幾乎在第一天就決定了。案號給得早，後面的東西自然會歸到一起；案號給得晚，再怎麼補都是靠記憶拼湊。至於會議紀錄，那是三種文件裡唯一需要靠機制推一把的。

▍AI辦公助理專案歸檔常見問題

Q1：AI辦公助理專案歸檔怎麼判斷一封信屬於哪個案子？

依客戶、往來對象與主旨關鍵字綜合判斷，並以案號為主要依據。做法是從詢價階段就產生案號，往來信件主旨帶案號的直接歸入，沒帶的由系統先推測再由承辦人確認。要留意的是判斷不了的信件應該列入待確認，而不是自動歸到最相近的案子，歸錯比沒歸更難發現。

Q2：專案歸檔的案號要在什麼時候產生？

建議詢價階段就產生，不要等到成案。原因是前期的需求討論、報價依據、口頭承諾這些後來最常被追問的內容都發生在成案之前，等成案才開案號就會漏掉整段。沒有成交的案子標為未成案結案即可，開案號本身成本很低。這樣做的附帶好處是後續要分析報價成功率時有完整基期。

Q3：會議紀錄常常沒人寫，AI辦公助理專案歸檔能怎麼處理？

做法是把落地時機綁在會議結束的當下。富啟科技的AI辦公助理會在行事曆的會議結束後推送提示並帶出固定欄位範本，填完自動掛進對應案號。這一項之所以需要機制推動，是因為會議紀錄不像信件有系統來源，沒有任何自動觸發點。實務上超過當天沒寫的，補寫比例會明顯下降。

Q4：怎麼判斷一個案子的歸檔算不算完整？

用接手測試比清單有效。找一位沒參與過的同事，只看系統裡這一案的資料，看他能不能回答案子進度、客戶主要顧慮、報價計算基礎、已承諾事項這四件事。答得出來就算完整，答不出的項目就是要補的方向。例外是涉及個資或商業機密需要限制存取的部分，那要另外設定可見範圍，不影響歸檔完整性的判斷。

專案歸檔算不算做完，有個很直接的測法：換一個人接手，他能不能只靠系統裡的資料自己上手。若您想確認案號該從哪個環節開始給、會議紀錄的落地時機怎麼設計，歡迎跟我們聊聊實際的作業流程。

富啟科技可協助規劃專案歸檔的案號規則與資料收攏方式，取得客製化建置方案與報價：

電話 (02)2516-6100｜手機 0979-382-058｜LineID:@964dmmig

地址：台北市南京東路二段178號6樓