員工餐廳委外請款：廠商申報餐數與現場紀錄的核對

員工餐廳委外經營，每個月請款單上的餐數是由廠商申報的。要核對這個數字，公司這一端必須有自己的紀錄可以對——沒有的話，核對就會退化成抽問幾天、看起來差不多就簽了。

核對常被理解成檢查總數對不對。但總數本來就會對得上，因為廠商是照自己的紀錄申報的。真正要核的不是數字本身，是那份紀錄怎麼產生的，以及和公司這邊的紀錄能不能兜上。

▍公司這一端該有的三個數字來源

1、每日報餐數：各單位向廠商報的份數，這是公司自己發出去的，最容易掌握。

2、現場簽收數：收餐窗口實際清點簽收的份數。

3、實際取用數：如果現場有計數方式，可以取得；沒有的話這一項就是空的。

多數公司只有第一項。只靠報餐數去核申報餐數，核的是自己發出去的數字，等於在跟自己對帳——中間所有的變動都無從查證。

▍核對的四個層次，成本由低到高

1、總數比對。最快，也最沒用，因為它幾乎一定對得上。

2、逐日比對。把每天的報餐數與申報數並排，找出有落差的那幾天。這一層才開始有意義。

3、落差日追查。針對有差的那幾天，查當天發生了什麼：臨時加訂、逾時退餐、還是單純的漏報。

4、抽查簽收紀錄原件。成本最高，通常只在前三層查出系統性問題時才做。

▍最常出現落差的三種情形

逾時退餐算誰的：單位十點才退餐，廠商已經備好。這一份算不算數，如果契約沒寫清楚，每個月都會重新爭論一次。

備品算不算：廠商為了應付現場臨時增加的人而多帶的份數，有沒有進入申報，兩邊認知常常不同。

臨時加訂有沒有走正式流程：電話講一聲就加的份，月底出現在申報單上，公司這邊找不到對應紀錄。

▍系統這一段實際做什麼

富啟科技的系統把每日確認的用餐需求直接帶進備餐與出庫，中間不經人工重新謄打；每一次訂餐變動保留變動前後的數字、操作人與操作時間。逾時的變動會被標記，不會混進正常訂單裡。

簽收這一端，配送單以供餐點為單位、分項列出各餐型份數與備品數量，簽收欄由收餐窗口填寫實收份數。核對時看的不是廠商整理過的月報，而是每一天當下產生的紀錄。

權限上依角色開放查詢範圍，公司管理部門可以查到自己這幾個供餐點的每日訂餐、變動與簽收紀錄。這一點改變的是核對的性質——從每月跟廠商要資料，變成隨時可以自己看。

▍要先談好的兩件事

1、以哪一個數字為準。報餐數、簽收數、還是兩者取低？沒有標準答案，但必須在契約階段就定下來，否則每個月都在重新協商。

2、逾時變動的計算方式。逾時退餐是否計費、逾時加訂如何認列，寫進契約比每月個案處理省事得多。

▍小結

核對申報餐數的前提是自己這端也有紀錄。三個數字來源至少要有兩個、核對做到逐日層次、落差集中的情形寫進契約——做到這三件，每月請款從協商變成核對。

▍員工餐廳委外請款核對常見問題

Q1：廠商申報的餐數要怎麼核對？

不能只比總數，總數幾乎一定對得上。建議做到逐日比對：把每天的報餐數與廠商申報數並排，找出有落差的日期，再針對那幾天追查原因。公司這一端至少要有兩個數字來源——每日報餐數與現場簽收數，只有報餐數等於在跟自己發出去的數字對帳。

Q2：哪些情形最容易造成申報餐數對不上？

三種。逾時退餐的歸屬（單位晚退、廠商已備）、備品是否計入申報、以及臨時加訂沒有走正式流程而只是口頭告知。三者的共同點是缺乏明確認定規則，所以每個月都要重新協商一次。建議在契約階段就寫清楚計算方式。

Q3：現場簽收紀錄要怎麼留才有核對價值？

簽收欄不要預印份數。預先印好、讓收餐窗口簽名的做法，證明的只是東西到了；留白讓對方填寫實收份數，才會強迫現場清點一次。另外配送單要分項列出各餐型份數與備品數量，只列總數的單據在核對時無法區分落差來自哪一項。

每月請款要花多少時間協商，取決於公司這端有沒有自己的每日紀錄。若您想建立委外供餐的核對機制，富啟科技可協助盤點雙方的紀錄落點與查詢權限設定，並取得客製化建置方案與報價。

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