用 Excel 管理食品追溯：批號對不上的常見情形

用 Excel 管理食品追溯，在品項少、每個品項同時只有一個批號的時候是撐得住的。會開始對不上，通常不是某一天突然壞掉，而是同一個品項出現第二、第三個批號之後，錯位一點一點累積起來的。等到需要把某一個批號的流向拿出來，才發現數量加得起來、批號卻分不出來。

批號對不上，第一反應多半是欄位不夠——再開一欄記批號、再加一個工作表記流向。但問題不在欄位。同一筆進貨同時存在於進貨表、庫存表、出貨表裡，三個地方各自被不同的人在不同時間改過，對不上的是版本，不是欄位。以下五種是最常見的情形，每一種的重點都不是當下怎麼補，而是事後補不回來的是哪一段。

▍情形一：總量對得上，批號分不出來

同一個品項在庫有兩批以上，而 Excel 的庫存表通常只有一個數量欄位。進貨時兩批分開記，進到庫存表卻變成加總後的一個數字。這時候總量是對的，但這批庫存裡哪些屬於上一批、哪些屬於這一批，表上看不出來。

補不回來的是分批的界線。事後只能用進貨日期往回推估，而推估出來的結果沒辦法當成紀錄使用。

▍情形二：出貨批號是事後憑印象填的

現場先出貨、單子後補，批號那一欄等到收工或隔天才填。填的人手上沒有當時實際出的是哪一批，只能照庫存表上還有的批號挑一個。

補不回來的是對應關係。這一欄有填，看起來紀錄是完整的，但填進去的批號和實際出去的未必是同一批。空著的欄位一眼就看得到，填錯的欄位要等到真的往下追時才會斷——後者比前者難處理得多。

▍情形三：退貨對不回原本那一批

門市或通路商退回來的品項，要對回當初出貨的那一批。Excel 上的做法通常是另開一個退貨工作表，記品項和數量。

補不回來的是原出貨單。退貨紀錄沒有指向哪一張出貨單、哪一個批號，這批貨重新入庫之後就成了一筆沒有來源的庫存。它如果又出給下一個對象，流向鏈就在這裡斷掉。

▍情形四：同一天的紀錄有兩個版本

檔案放在共用資料夾，採購改一份、倉管改一份、會計又另存一份。合併的時候以誰為準沒有規則，實際上多半是以最後存檔的那一份為準。

補不回來的是修改軌跡。誰在什麼時候把數量從一個值改成另一個值，Excel 不會留下來。當紀錄的可信度被問到，這一點是最難說明的。

▍情形五：分裝或改包裝之後批號斷掉

原料進來是大包裝，實際使用是分裝後的小包。分裝出來的每一份都該帶著原本那一批的批號，但分裝這個動作發生在現場，不落在任何一張單據上。

補不回來的是承接關係。分裝後的品項在 Excel 上通常被當成一個新品項重新開始記，跟原料那一批之間沒有連結，往上追到分裝這一步就停住了。

▍批號要跟著單據走，不是另外開一張表

富啟科技的做法是批號不獨立成一張紀錄表：進貨入庫的當下就把批號、效期、數量綁在那一筆入庫上，之後出貨單直接帶出批號，退貨單引用原本那張出貨單。同一個批號從頭到尾只有一份資料，出貨、盤點、退貨都是引用它，不是在各自的表格裡再登記一次。也因為單據之間是接起來的，一個批號往下出到哪幾個據點、一張出貨單往回用了哪幾批原料，兩個方向都查得出來。

▍還能不能繼續用 Excel：三個自我檢查

不是所有情況都需要換掉 Excel。三個問題可以自己核一下：

1、同一個品項同時在庫的批號，經常超過兩個。

2、開出貨單的人在開單的當下，手上沒有實際的批號資訊。

3、要查一個批號出到哪幾個點，需要開超過一個檔案才查得完。

三題都不成立，Excel 還可以撐一段時間。第二題和第三題只要有一題成立，問題就不在熟不熟練，而在紀錄的產生方式。

▍小結

批號對不上的五種情形，共同點是同一份資料被分開存在不同的地方，然後各自被改過。Excel 能記，但接不起來。能不能追得動，看的不是欄位有沒有填，而是填的那一刻，填的人手上有沒有真的資訊。

▍用 Excel 管理食品追溯常見問題

用 Excel 管理食品追溯，最常在哪裡對不上？

五個地方：同品項多批號時庫存只記加總數量、出貨批號事後憑印象補填、退貨沒有指回原出貨單、多人各存一份造成版本不一致、以及分裝改包裝後批號沒有承接。這五種的共同點是資料分散在不同檔案裡各自被修改，不是欄位設計的問題。

出貨單上的批號事後補填，算不算有紀錄？

欄位上有，但可信度取決於填的人當時手上有沒有實際資訊。收工後憑印象從庫存表挑一個批號填進去，紀錄看起來是完整的，實際對應關係卻可能是錯的。這種錯誤比空白更難發現，因為表面上沒有異狀，只有在往下追流向的時候才會斷開。

同一個品項有多個批號，庫存要怎麼記才不會混？

庫存要按批號分列，不能按品項加總，加總會讓分批的界線消失。富啟科技的系統在入庫當下就把批號、效期與數量綁在那一筆入庫上，同品項的不同批次各自成一筆庫存，盤點與出貨都對著批次進行。用 Excel 的話需要另外維護一張批次明細表，並且讓它和庫存總表隨時對得上，維護成本會隨批次數量增加。

批號追不追得動，關鍵在紀錄產生的那一刻手上有沒有資訊，而不是事後補得多完整。若您正在評估把批號紀錄從 Excel 移到系統上，富啟科技可協助盤點目前進貨、庫存、出貨三段的紀錄方式，並取得客製化建置方案與報價。

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