門市叫貨系統整合：總部訂貨、廠商送貨與進貨資料對應

門市叫貨系統整合要串的是三個數字：門市要多少、廠商送多少、實際進了多少。三個數字並排放得下，帳才對得起來；只留最後一個，門市與廠商之間永遠有爭議。

叫貨系統的價值不在下單方便，在於把「要貨、送貨、進貨」三段各自留下獨立紀錄。很多連鎖用表單或群組叫貨也能運作，問題是這種方式只會留下最後的進貨結果，中間兩段一旦有落差，就變成兩邊各自主張。

▍第一段：要貨量從哪裡來

門市自己填是最常見的做法，缺點是依賴店長經驗，人一換就走鐘。比較穩的方式是系統先算一個建議量，門市在建議量上調整。

建議量的算法通常會參考近期銷量、現有庫存、安全庫存與補貨週期。另外要區分四種訂貨情境：常態補貨、活動備貨、新品首單、以及季節性品項，這四種的邏輯不同，用同一套公式算會失準。

▍第二段：總部彙總與廠商配送

門市單據上來之後，總部要處理的是彙總、審核與分派。同一項商品可能來自不同供應商，同一供應商可能供多家門市，這裡要決定的是誰送哪幾家、送多少。

配送量與要貨量不一致是常態，原因可能是供應商缺料、最小訂購量限制、或總部主動調配。關鍵是這個調整要留在系統裡，門市看得到，而不是等貨到才知道。

▍第三段：進貨驗收，三個數字並排比對

驗收畫面上應該同時看到要貨量、配送量、驗收量。門市只需要填第三個，前兩個是系統帶出來的。

這樣的設計有兩個作用。一是門市當場就知道有沒有短少；二是差異的責任分得清——要貨與配送的差在總部或供應商，配送與驗收的差在運送或現場點收。

富啟科技的門市訂貨與驗收就是照這三欄設計的，並在後端串接供應商端與總部訂貨流程。官網客戶案例中，六角國際旗下品牌（日出茶太、烘焙密碼、美利河、春上布丁蛋糕等）採用的門市營運與訂貨相關系統即屬這一類應用。

▍差異要當場處理，不能留到月底

短少、破損、規格不符這三種情況，門市要能在驗收當下就註記並產生單據。留到月底對帳才提出，供應商多半不會承認，因為現場證據已經沒有了。

制度上要給門市一個明確界線：什麼範圍內可以自行收下並註記、什麼情況必須拒收、什麼情況要通知總部裁決。沒有界線的結果是門市為了不麻煩而全部收下。

▍小結

判斷叫貨流程健不健全，隨機挑一張三個月前的進貨單，看能不能回答當初門市要多少、實際送多少、最後收多少，差額有沒有結案。答得出來，這條鏈是完整的；答不出來，叫貨系統只是一個下單工具。

▍門市叫貨系統常見問題

Q1：門市叫貨要不要讓系統自動下單？

建議先做建議量、再逐步走向自動。自動下單的前提是庫存資料準確，而庫存準確又要靠盤點與驗收紀律先到位。順序顛倒的話，系統會照著錯誤的庫存自動訂貨，錯誤反而被放大。實務上會先在銷售穩定的品項開自動，波動大的仍由店長確認。

Q2：驗收量和配送量不一致時，庫存要以哪個為準？

以驗收量為準，因為那是實際進到門市的數量。配送量只代表供應商出了多少，兩者的差額要另外產生差異單追蹤，不能直接覆蓋掉。用配送量入庫是常見的錯誤做法，結果是帳上有貨、架上沒貨，直到盤點才被發現。

Q3：多門市共用供應商時，訂貨要集中還是分散？

下單集中、收貨分散是比較常見的結構。集中下單可以達到最小訂購量、也有議價空間；收貨仍由各門市各自驗收與註記差異。要注意的是集中下單之後，門市對到貨時間的掌握度會下降，因此系統要把預計到貨資訊回傳給門市，否則現場無法安排人力點收。

叫貨流程要做到哪一層，跟供應商數量、有沒有自有倉、門市分布都有關。歡迎聯絡富啟科技，取得客製化建置方案與報價。

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