招商管理系統選型重點｜百貨拓展部門評估清單

招商管理系統選型，拓展部門要評估的不只是功能有沒有，而是這套系統能不能承接招商工作的真實節奏——品牌從接觸到開櫃常常橫跨數月甚至一年，中間換過經辦人、改過條件、卡過審批。以下按拓展部門的實際分工，列出各角色該檢查的項目。

▍招商經辦要檢查的:跟進紀錄接不接得住

□ 品牌洽談過程能不能完整留痕

每次接觸的時間、對談重點、對方顧慮、下一步待辦，要能記在系統裡。這不是為了管考，而是為了人員異動時工作能接手。招商經辦離職，手上談了半年的十幾個品牌若只存在他的手機和筆記本裡，等於全部歸零。

□ 意向品牌能不能分階段管理

潛在名單、初步接觸、實質洽談、意向書、待審批——分階段才知道漏斗哪一段卡住。全部混在一份名單裡，看不出問題在哪。

□ 待辦與追蹤會不會自動提醒

約好下週回覆的品牌、答應要補資料的案子，靠記憶必然會漏。

▍招商主管要檢查的:團隊協作與撞單防範

□ 同組成員能不能看到彼此跟進的品牌

兩個經辦同時把同一個鋪位推給不同品牌，這在招商現場是很尷尬的事。系統要能顯示鋪位與品牌的跟進狀態與負責人。

□ 鋪位狀態是不是即時的

空置、洽談中、已簽約、將到期——狀態要跟合約流程連動自動更新，不是靠人每週手動維護一張圖。手動維護的圖永遠是過期的。

□ 招商進度能不能看出漏斗轉換率

接觸幾家、進到洽談幾家、簽下幾家。轉換率低在哪一段，才知道是名單品質問題還是條件談不下來。

▍拓展主管與決策層要檢查的:決策依據夠不夠

□ 歷史租戶資料能不能查得到

這個位置過去進駐過哪些品牌、坪效如何、續約幾次、為什麼撤櫃。這些是判斷「這個鋪位該放什麼業態」最實在的依據。

□ 坪效與出租率能不能分組比較

按樓層、按業態、按品牌層級分組。單看全館平均沒有意義，要看得出哪個樓層拖後腿。

□ 招商目標能不能拆解追蹤

年度目標拆到季、拆到樓層、拆到經辦，進度隨時看得到。

▍合約與財務窗口要檢查的:條款能不能接到結算

□ 合約條款能不能直接綁定抽成規則

這是招商跟財務的交接點。合約談定的租金與抽成條件，若要財務再手動轉錄到另一套系統，就多一道出錯機會。

富啟科技的做法是讓合約條款直接生成結算規則——六種抽成模式依條款自動套用，簽約完成後結算邏輯就跟著建立。這跟招商用一套、財務用另一套的差別在於:兩套系統的話，合約條款改了財務不一定知道;同一條線的話，條款一改結算跟著改，不會出現「合約寫的跟帳單算的不一樣」。

□ 合約審批流程能不能線上跑

審批卡在誰手上、卡了幾天，要看得到。紙本審批遇到主管出差就只能等。

□ 到期提醒會不會自動觸發

建議至少提前三個月，讓續約談判有準備時間。

常見問題

Q1：招商團隊人不多，需要系統嗎?

人少反而更需要。團隊大可以靠分工和例會對齊資訊，一兩個人的招商團隊一忙起來，跟進紀錄全靠個人記憶，漏掉商機不會有人提醒。而且人少的館通常人員流動的衝擊更大——一個人走，整條招商線就斷了。

Q2：招商系統跟租戶管理是分開的嗎?

最好是同一條線。招商談成之後，品牌就變成租戶，資料應該直接延續而不是重新建檔。分開的話，簽約那一刻要把資料搬一次，容易漏也容易錯。而且租戶後續的坪效與續約表現，回頭是招商決策的重要參考，資料斷了就用不上。

Q3：歷史招商資料值得整理進系統嗎?

近幾年的值得，太早期的不必。判斷標準是這些資料還能不能指導決策——三年內的品牌坪效、續約紀錄、撤櫃原因都有參考價值;十年前的商圈條件已經不同，參考意義有限。整理範圍不用貪多，重點是把還用得到的那幾年理乾淨。

招商是購物中心營運的源頭，源頭的資料沒管好，後面租戶管理與結算都會跟著亂。招商團隊規模、拓展目標、館別數量，都會影響系統該配到多深。富啟科技提供免費現場勘查與招商流程盤點，依實際痛點排序功能導入順序。歡迎聯繫富啟科技取得客製化建置方案與報價。