AI文書處理：自動化處理節省人力成本

企業營運過程中會收到大量的外部文件：客戶的訂單、供應商的報價、合作夥伴的合約、政府機關的公文、客戶的客服信件等，過去這些文件都要靠人工閱讀、分類、擷取重點資訊、登錄到系統，花費非常多人力與時間，AI文書處理技術能把這些重複性工作自動化，節省可觀的人力成本，還能降低人為錯誤。

傳統的人工處理文件有很多問題：首先是花費大量人力，尤其是文件量大的時候，要請很多專人負責 key in 資料，人事成本很高；再來是容易出錯，人工看文件打字，難免會有看錯或打錯的狀況，後續造成的問題可能損失更大；還有處理速度慢，客戶傳來的訂單要好幾個小時甚至第二天才能處理完，影響客戶滿意度。AI文書處理技術能完美解決這些問題，AI自動讀取文件內容，自動辨識文件類型，自動擷取需要的欄位資訊，自動登錄到對應的系統，整個過程完全不需要人工介入，處理速度快、正確率又高。

AI能處理各種格式的文件，不管是Word、Excel、PDF、掃描圖片、甚至手寫的表單，都能透過OCR加上自然語言處理技術正確辨識。針對不同類型的文件有對應的處理邏輯：收到客戶訂單，自動辨識客戶名稱、產品型號、數量、金額、交貨時間等欄位，自動輸入到訂單系統；收到供應商報價，自動比對不同廠商的價格與條件，整理成比較表；收到合約文件，自動擷取合約期間、違約條款、金額等重要資訊，建立索引方便後續查詢；收到客戶抱怨信，自動辨識客戶編號、問題類型、嚴重程度，分派給對應的處理人員。

處理過程中AI還能自動進行初步的資料驗證，例如發現訂單金額明顯偏離常態、或是重要欄位有缺漏，會自動標示出來提醒人員確認，避免錯誤的資料進入系統。大量批次處理更是AI的強項，一次要處理幾百幾千份文件，人工要好幾天才能處理完，AI只要幾分鐘就能完成，遇到旺季或專案大量文件湧入時，也不用擔心來不及處理。VoC功能還能自動分析客戶來信的內容與情緒，找出客戶不滿的原因，做為服務優化的參考。TNS預測模型分析文件的類型與數量變化，預測未來的營運狀況。

可追溯數據源設計確保AI擷取的每個資訊都能對應回原始文件的對應位置，萬一有問題也能很快查核原始檔案，杜絕AI幻覺造成的錯誤。系統還會留存處理紀錄，什麼時間處理了什麼文件、處理結果是什麼、由誰複核過，都有完整的軌跡可查，符合內控稽核的要求。

導入AI文書處理技術，能幫企業節省大量的人力成本，把員工從重複的key in工作中解放出來，去做更有價值的判斷與溝通工作，同時處理速度更快、錯誤率更低，整體營運效能明顯提升。富啟科技的AI文書處理解決方案針對台灣常見的文件格式與商業習慣優化，還能與您現有的ERP、CRM等系統介接自動登錄資料，歡迎您來電瞭解更多細節。