百貨專櫃合約到期管理｜三個月前預警與續約作業排程

百貨專櫃合約到期管理真正要解決的不是提醒，是把續約談判需要的時間留出來。合約到期前一個月才想起來，館方就沒有籌碼——不續約也來不及找新品牌，只能照原條件延一年。

所以實務上倒推的起點是三個月。以到期日為 D 日，往前推的每一段都有該完成的事。下面按這條倒數線走一遍。

▍到期前三個月：先做評估，不要先談

系統在 D-90 發出預警，同時把這一櫃的資料一併帶出來：近一年月營業額趨勢、坪效、抽成貢獻、繳費紀錄、客訴次數、樓層同業態的相對表現。

先看資料再決定要不要續、要不要調條件，順序不能顛倒。營運部門憑印象說「這櫃還不錯」，跟報表顯示坪效在同業態墊底，是兩回事。

▍到期前兩個月：確定方向並同步招商

D-60 要出結論：續約、續約但調條件、或不續約。不續約的話，招商此刻就要啟動，兩個月找一個接手品牌是合理的，一個月就很勉強。

這一步最容易斷的是部門之間。營運決定不續約，招商兩週後才知道，時間就白白過去。做法是評估結論一送出，招商端同時收到鋪位釋出通知，鋪位狀態自動轉為「即將釋出」，進入招商排檔。

▍到期前一個月：條件往返與文件準備

D-30 進入談判與文件階段。續約要換的東西不少：抽成級距、保底金額、裝修更新要求、押金補足、營業時間調整。

富啟科技的做法是讓新約直接從舊約複製生成，只標記變更項，並保留版本對照。純文字檔案另存新檔的話，改了哪幾條要靠人逐條比對，漏一條在後續一整年都按錯條件計費；版本對照擺在旁邊，變更項一目了然。

▍到期當週：狀態切換不能只改紙本

合約換版當天，跟著要生效的東西包括抽成規則、結帳週期、系統權限、POS 設定、水電分攤基數。這些散在不同模組，靠人一個一個改就會漏。

合約條款與計費規則綁在一起的話，新約生效日一到，計費邏輯自動切換，不會出現「合約已換、抽成還按舊比例算」這種要到月結才發現的狀況。

▍全館視角：到期日要能一次看完

除了單櫃的倒數，管理層需要的是全館到期分布——未來六個月有幾櫃到期、集中在哪幾個樓層、哪個業態最多。

看得到分布才排得出人力，也才發現得早：某個樓層八成專櫃在同一季到期，是招商風險，該提前錯開年限。

▍小結

合約到期管理的關鍵是提前量與跨部門同步。D-90 評估、D-60 定調並通知招商、D-30 談條件、到期週切換計費規則，四個節點各就各位，續約就不會變成被時間逼著簽。

▍專櫃合約到期管理常見問題

Q1：百貨專櫃合約到期預警，設在多久之前比較合適？

三個月是常見的起算點，因為不續約時招商需要兩個月找接手品牌。可以設多段提醒：三個月前給營運做評估、兩個月前要求出結論、一個月前進入文件作業。要注意的例外是大坪數或主力店，換一家的招商期通常要半年以上，預警應提前到六個月。

Q2：專櫃合約到期評估，該看哪些資料？

至少五項：近一年月營業額趨勢、坪效、抽成貢獻金額、繳費及時性、以及同樓層同業態的相對表現。前三項看賺不賺錢，繳費紀錄看經營穩不穩，相對表現看的是機會成本——這個位置換成另一個品牌會不會更好。單看營業額容易誤判，營業額高但坪效低的大坪數櫃並不一定該留。

Q3：專櫃續約後，系統裡有哪些設定要跟著改？

抽成規則、保底金額、結帳週期、水電分攤基數、營業時間、系統權限與 POS 設定都可能變動。這些設定散在不同模組，靠人工逐一調整很容易漏掉其中一兩項，而漏掉的部分往往要到月結對帳時才浮現。合約條款與計費規則綁定的系統，新約生效日一到會自動切換，能避開這類疏漏。

不是每一間百貨都需要一次做到全模組。專櫃數量、合約條件的差異程度、營運與招商目前的協作方式，都會影響系統建置的優先順序。富啟科技提供免費現場勘查與合約管理流程盤點建議，依實際痛點排序功能導入順序，避免一次性大額投入卻用不到位。歡迎聯繫富啟科技，取得客製化建置方案與報價：

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