連鎖餐飲多溫層配送分單｜常溫、冷藏、冷凍訂貨管理

連鎖餐飲多溫層配送分單要解決的是門市想在一個畫面把貨訂完，但常溫、冷藏、冷凍的截單時間不同、配送頻率不同、最小訂量不同、驗收方式也不同。系統該做的不是要求門市分三次下單，而是讓門市下一次，後端自動按溫層拆成三張單各自送出去。

先跟著一張訂貨單走一遍，會比較清楚問題出在哪裡。

▍下午三點：門市開始訂貨

店長打開訂貨畫面，一次列出全部要叫的品項。這裡的第一個關鍵是品項本身要帶溫層屬性，而且是在商品主檔裡就帶著，不是靠店長記得哪個要分開叫。

主檔沒帶溫層的後果是門市必須自己判斷，判斷錯了就叫錯管道。實務上會看到門市在紙上抄一份「哪些要打電話給廠商」的清單，這份清單一旦存在，資料就有一部分永遠不在系統裡。

▍下午三點十分：系統做第一次檢核

送出前系統要先擋幾件事。冷凍品的最小訂量通常是整箱，訂零散量廠商不出貨；冷藏品有效期短，訂量超過門市冷藏櫃容量就要提醒；常溫品若已達安全庫存則提示不必補。

這一段做得好不好，直接影響門市願不願意用系統訂貨。擋得太鬆就會出現叫了半箱冷凍品被退回，擋得太死店長會覺得系統不讓他做事。比較實務的設定是擋硬性條件、提醒軟性條件。

▍下午三點十五分：按溫層拆單

一張訂貨單在這裡分成三張。常溫單送區域倉，冷藏單送鮮食供應商，冷凍單送冷凍倉。每一張帶自己的收貨日與收貨時段。

拆單時最容易被忽略的是同一個供應商供應多個溫層的情況。有些廠商既供冷藏也供常溫，但兩者的車不同、截單也不同，這時要按溫層拆而不是按供應商拆，否則會出現一張單裡有兩個截單時間。

▍下午四點：截單時間分別到期

冷凍倉四點截單，這張單直接送出。冷藏還沒到截單，可以再改。常溫是明天早上截單。

系統要能讓三張單各自處於不同狀態，一張已送出、一張可修改、一張還在暫存。做不到這件事，就只能整張單一起送或一起等，門市為了不錯過最早的截單，就會全部提早送出，等於失去了修改的彈性。

另外一種常見錯誤是某一張單超過截單時間就把整張訂貨單退回。門市已經填完的內容全部要重做，一次之後就再也不用系統了。

▍隔日：收貨與驗收

三個溫層的到貨時間不同，門市要能分批驗收，不是等三車都到才一次確認。

驗收的重點按溫層不一樣。冷凍看有沒有解凍跡象與品溫，冷藏看效期與品溫，常溫主要看數量與外箱。系統的驗收畫面應該按溫層帶出不同的檢核欄位，冷鏈品項要能登錄到貨溫度。

品溫紀錄如果只寫在紙本，事後要追溯就得翻紙，這一段建議直接在系統登錄，並保留可查詢的紀錄。

▍月底：對帳與差異

三個溫層的差異型態不同。常溫多半是數量不符，冷藏常見的是效期不足而退貨，冷凍則是品溫不合退貨。三種要用不同的差異代號記錄，否則月底只看到一個「進貨差異」總數，看不出是哪一段的問題。

差異代號分得夠細，才有辦法回頭跟供應商談。分不細就只能講感覺，談判時沒有依據。

富啟科技做多溫層訂貨時，會依客戶每一條配送路線各自設定截單、頻率、最小訂量與驗收欄位，並允許同一張門市訂貨單拆成不同狀態的多張出貨單。純雲端的標準訂貨模組通常預設單一倉、單一截單時間，客戶只要有三條路線就得開三個訂貨入口，門市回到分三次下單的老路，主檔與庫存也跟著散開。

▍小結

品項的溫層屬性要放在商品主檔，不要靠門市判斷。送出前擋硬性條件、提醒軟性條件。按溫層而非供應商拆單，讓三張單能各自處於不同狀態。驗收要能分批，並按溫層帶出不同檢核欄位與品溫登錄。差異代號要按溫層分細，月底才談得出東西。

▍常見問題

Q1：同一個供應商供應冷藏與常溫，訂貨要合還是分？

按溫層分。原因是車輛、截單與驗收條件都跟著溫層走，合成一張會出現一張單兩個截單時間，系統與門市都難處理。分開之後如果擔心供應商端麻煩，可以在傳送給廠商時再合併成一份對帳單，這是傳輸層的事，不影響門市操作。

Q2：門市常常錯過冷藏的截單時間，系統能改善嗎？

系統能做的是提前提醒與提供建議訂量，讓門市不必等到最後一刻才算。真正的瓶頸通常在門市盤點與交接時間，這要靠作業安排調整。建議先統計哪一個溫層最常漏單、漏在哪一個時段，再決定提醒要提前多久與提醒誰。

Q3：冷鏈到貨溫度一定要登進系統嗎？

強烈建議登。一是異常時能立刻判斷該不該收，二是同一個供應商反覆出現溫度偏高，累積紀錄才看得出來。若現場沒有量測工具，至少要有目視檢查的結果欄位，讓每一次收貨都有一筆可查的紀錄，而不是全憑印象。

想確認自家的多溫層訂貨斷在哪個環節，可以先看門市有沒有在系統外用紙本或訊息叫貨。富啟科技可以協助盤點路線設定與拆單邏輯，歡迎與我們聯絡，取得客製化建置方案與報價。

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